Die Studie vereint qualitative und quantitative Ansätze und hat Expertinnen und Experten aus der beruflichen Praxis einbezogen.
Zuerst wurden über halbstrukturierte Interviews Antworten gesammelt. Daraus wurden Herausforderungen und am Ende Lösungsansätze entwickelt. Die Expertinnen und Experten bewerteten diese jeweils über eine Onlineumfrage. In einem abschliessenden Workshop wurden die Lösungsansätze von den Fachleuten diskutiert und es wurde ein Leitfaden mit Massnahmen, Forderungen und Best Practices für eine moderne digitale Verwaltung in der Schweiz erstellt. Hier sind die Hauptpunkte zusammengefasst:
- Kundenzentrierung: Eine einwohnerorientierte Verwaltung ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Dies beginnt bereits in der Initiierungsphase, in der Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger erfasst und aktiv Feedback-Mechanismen wie Fokusgruppen eingesetzt werden sollten. Frühzeitige Testversionen und flexible Anpassungen auf Basis konkreter Rückmeldungen helfen, nutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln. Die Kundenzentrierung endet nicht mit dem Projektabschluss, sondern setzt sich auch in der Betriebsphase fort.
- Kooperation: Für erfolgreiche Verbundprojekte sind klare Kooperationsstrukturen und Verbindlichkeit notwendig. Um unterschiedliche Akteure effektiv einzubinden, braucht es eine gesicherte Finanzierung und gegenseitiges Vertrauen. Eine formale Struktur in Kooperationsgremien unterstützt die Zielerreichung und fördert das Bewusstsein für gemeinsame Projektanforderungen.
- Subsidiarität: Eine starke Vision und gemeinsame Identität sind essenziell für das Gelingen von föderalen Projekten. Die Kantone übernehmen dabei eine tragende Rolle als Vermittler zwischen Bund und Gemeinden. Gleichzeitig soll eine klare Rechtsform die freiwillige Zusammenarbeit auf eine rechtlich verbindliche Grundlage stellen.
- Tallinn-Deklaration und Standards: Interoperabilität und das «Once Only»-Prinzip sollen im digitalen Zeitalter auf allen Ebenen eingeführt werden. Intra- und interbehördlich muss «Digital by Default» zum Standard werden. Für die Kommunikation mit der Bevölkerung ist «Digital First» kurz- und mittelfristig nach wie vor die gangbarste Option. Eine Anpassung bestehender gesetzlicher Vorschriften zur Förderung des Datenaustauschs und nationaler Standards wie eCH ist notwendig. Dabei spielen Open-Source-Ansätze und gemeinsame Plattformen wie Decidim eine wichtige Rolle.
- Finanzierung und Ressourcen: Die Finanzierung sollte von finanzstarken Akteuren durch Vorleistung getragen werden. Es empfiehlt sich, interdisziplinäre Teams mit spezifischen Fachkompetenzen einzusetzen, um nachhaltige Projekte zu gewährleisten. Agile und ergebnisoffene Methoden werden als besonders geeignet für die kundenorientierte Verwaltung empfohlen.
Diese konkreten Schritte sollen eine nutzerzentrierte, effiziente und föderale Digitalisierung der Schweizer Verwaltung sicherstellen und stehen Kantonen und Gemeinden zur Verfügung. Die Post begleitet die öffentlichen Verwaltungen auf ihrer Digitalisierungsreise mit ihren Lösungen für Digitalisierung und Datensicherheit.
Die vollständige Studie Res Publica Digitalis
iGOV-Portal im Kanton Freiburg und ePost im Kanton Bern als Use Cases in der Studie hervorgehoben
In der Studie werden zwei Use Cases der Post beschrieben. «Interface iGOV Portal» beschreibt, wie Groupe T2i, eine Digitalisierungsspezialistin der Schweizerischen Post, im Kanton Freiburg die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit seiner digitalen Verwaltungsdienste durch die Implementierung der iGOV-Portal-Schnittstelle verbessern will. Die Einführung ist für Ende 2025 geplant, und es werden regelmässig Feedback-Schleifen und Usability-Tests durchgeführt, um die Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen.
Im zweiten Use Case «BE-ePost» wird das Beispiel von ePost im Kanton Bern beschrieben. Das Projekt hat die Kommunikation zwischen der Steuerverwaltung und den Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern durch eine digitale Plattform modernisiert. Diese Plattform basiert auf der ePost-App und ermöglicht die digitale Zustellung von Steuerdokumenten. Ziele: die Verwaltungskosten und den Papierverbrauch zu senken und die Anzahl von Nachfragen aufgrund verspäteter oder verlorener Dokumente zu minimieren. Es wurde 2023 eingeführt und konnte die Effizienz und Nutzerzufriedenheit steigern.
