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Collombey-Muraz nutzt Meeting für das Sitzungsmanagement Ein praxiserprobtes Verwaltungstool für Sitzungen

Die Gemeinde Collombey-Muraz nutzt Meeting seit über zehn Jahren für die Verwaltung der Gemeinderatssitzungen. Die Lösung bringt zahlreiche Vorteile für die effiziente Entscheidungsfindung. Testimonial von Laurent Monnet, Gemeindeschreiber.

Collombey-Muraz

Ausgangslage und Herausforderung

Ein praxiserprobtes Verwaltungstool für Sitzungen

Der Gemeinderat von Collombey-Muraz nutzt die bekannte Lösung für das Sitzungsmanagement von Groupe T2i. Weil sie schon die frühere Version sehr geschätzt hat, hat die Gemeinde ganz selbstverständlich Citizen Meeting für das Management ihrer wöchentlichen Sitzungen gewählt. Die neue Lösung bietet einen echten Mehrwert, was die Bedienerfreundlichkeit angeht, sowie Funktionen, die aufgrund der Feedbacks der Gemeindeschreiber:innen entwickelt wurden, denn sie brauchen die Lösung am häufigsten.

Die Lösung

Meeting, eine effiziente und leistungsfähige Software für die Verwaltung von Sitzungen – vor, während und nach ihrer Durchführung.

Die sieben Gemeinderät:innen verwenden Meeting, um sich auf ihre wöchentlichen Sitzungen vorzubereiten. Auch der Gemeindeschreiber nutzt das Tool im Austausch mit den Departementsvorstehenden. Die einfache Handhabung der Lösung und entsprechend kurze Einarbeitungszeit wurde von allen Beteiligten geschätzt. 

Die einzelnen Geschäfte werden in den Departementen vorbereitet und dem Gemeinderat über Meeting unterbreitet. Die Erwägungen sowie die Beschlussvorschläge ermöglichen es, die Entwicklung eines Dossiers genau zu dokumentieren und rasch und effizient Entscheide zu treffen.

« So werden beispielsweise Auftragsvergaben vorbereitet und während der Sitzung anhand aller wichtiger Informationen beschlossen: Anzahl angefragte Firmen, Offerten, Empfehlungen der Dienstleistung usw. Obwohl Ausschreibungen zeitaufwändig sind, kann dieser Punkt in der Sitzung in einer Minute abgehandelt werden, so dass genügend Zeit für das Wesentliche bleibt. »

Nutzen und Vorteile

Mehr Zeit für die Kerngeschäfte

Dank seiner Benutzerfreundlichkeit und seinen Funktionen spart Meeting Zeit bei der Verwaltung der Sitzungen: Hinzufügen von Dokumenten mit Drag and Drop, leistungsfähige Volltext- oder Stichwortsuche, Verschieben von Geschäften auf eine nächste Sitzung usw.
Neben dem Zeitgewinn hat die Lösung für die Verwaltung der Gemeinderatssitzungen auch einen positiven Einfluss auf die Diskussionen und Entscheide.

Der Gemeinderat kommt rund 40 Mal pro Jahr zusammen. Meinen Berechnungen zufolge trifft er in diesen Sitzungen zwischen 480 und 600 Entscheide. Der grösste Vorteil des Tools ist, dass allen Gemeinderät:innen dieselben Informationen zur Verfügung stehen, was für einen Konsens in der Entscheidungsfindung zentral ist. Dank Meeting gewinnen wir wahnsinnig viel Zeit, weil die Gemeinderät:innen sich schon vor der Sitzung über die Geschäfte informieren können und gut vorbereitet sind. So können wir uns auf jene Punkte konzentrieren, die eine Grundsatzdiskussion erfordern.

Weniger Papier, weniger Anstehen am Schalter und mehr Möglichkeiten für die Einwohnerinnen und Einwohner, Alltägliches via Smartphone zu erledigen.

Die Digitalisierung ist ein Legislaturziel des Gemeinderates. Anders gesagt ist es sein Ziel, sämtliche Dienstleistungen für die Bevölkerung via einen virtuellen Onlineschalter zur Verfügung zu stellen.

« Die Herausforderung ist, dass die digitale Gemeindeverwaltung 2025 für die nächste Legislatur bereit ist. Damit wollen wir die Bedürfnisse der Einwohnerinnen und Einwohner, die ihre Behördengänge via Smartphone abwickeln wollen, noch besser abdecken. Ein Einwohner, der am Wochenende einen Wohnsitznachweis braucht, sollte diesen über unsere Website erhalten können. »

Die Gemeinde nutzt auch das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) Youdoc für die Verwaltung der Rechnungen von Lieferanten, Einwohnerdossiers und Bauten. Als nächster Schritt hin zur digitalisierten Gemeindeverwaltung ist die papierlose Bearbeitung der eingehenden Post geplant.

Collombey-Muraz

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