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Il Comune di Collombey-Muraz utilizza Meeting come soluzione di gestione delle riunioni Un software di gestione delle riunioni in linea con la realtà del territorio

Il Comune di Collombey-Muraz utilizza Meeting da oltre dieci anni per gestire le riunioni del Consiglio comunale. Questa soluzione offre molti vantaggi, dando forma a un processo decisionale efficace. Testimonianza di Laurent Monnet, segretario municipale.

Collombey-Muraz

Situazione iniziale

Un software di gestione delle riunioni in linea con la realtà del territorio

Da oltre dieci anni, il Consiglio comunale di Collombey-Muraz utilizza la soluzione di gestione delle riunioni proposta da Groupe T2i. Essendo rimasto soddisfatto della versione precedente, il Comune non ha avuto dubbi nel rivolgersi a Citizen Meeting per gestire le sue sessioni settimanali. La nuova soluzione offre un valore aggiunto concreto in termini sia di ergonomia sia di funzionalità sviluppate sulla base dei feedback ricevuti dai segretari comunali che la utilizzano regolarmente.

La soluzione

Meeting, una soluzione efficiente ed efficace per la gestione delle riunioni prima, durante e dopo il loro svolgimento.

Le e i sette Consiglieri comunali usano Meeting ogni settimana per prepararsi alle sessioni e il segretario del Municipio la utilizza anche per interagire con le persone responsabili delle varie sezioni. Risultando intuitivo fin dal primo istante, ci vuole davvero poco tempo affinché tutti inizino a impiegare questo sistema. I punti all’ordine del giorno vengono preparati dai veri settori e presentati all’intero esecutivo tramite la soluzione di gestione delle riunioni. I punti da considerare e le proposte di decisione permettono di documentare l’intero iter di un dossier per un processo decisionale rapido ed efficace.

« I temi legati agli appalti, ad esempio, vengono preparati e presentati durante la riunione con tutte le informazioni pertinenti, come il numero di aziende considerate, le offerte, le prescrizioni del comparto ecc. L’intera procedura della gara d’appalto dura a lungo, mentre questo aspetto richiede solo un minuto durante la riunione, lasciando più tempo per concentrarsi sui punti più importanti. »

Punti a favore e vantaggi

Guadagno di tempo per concentrarsi sugli aspetti più importanti

Grazie alla sua ergonomia e alle sue funzionalità, Meeting consente di risparmiare tempo nella gestione delle sessioni: dall’inserimento di documenti con un semplice «trascinamento» alla sua potente funzione di ricerca «a testo pieno» e per parole chiave, fino al rinvio di determinati temi all’incontro successivo e molto altro ancora. Oltre al risparmio di tempo, la soluzione di gestione delle riunioni del Consiglio ha un impatto sulla qualità delle riflessioni e delle decisioni dall’esecutivo.

Il Consiglio comunale si riunisce circa 40 volte all’anno prendendo, secondo i miei calcoli, circa 480-600 decisioni. Il vantaggio principale di questo strumento è che tutte e tutti i Consiglieri accedono alla stessa informazione, il che è fondamentale per decisioni basate sul consenso. Grazie a Meeting risparmiamo molto tempo, perché le e i Consiglieri conoscono l’ordine del giorno prima della riunione e hanno così la possibilità di prepararsi. Questo ci permette di concentrarci solo sui punti che richiedono una discussione approfondita.

Meno carta, meno presenza fisica allo sportello e più possibilità per i cittadini di sbrigare i propri affari quotidiani tramite lo smartphone.

La digitalizzazione è uno degli obiettivi della legislatura del Consiglio comunale che, quindi, punta a offrire alla cittadinanza tutti i servizi attraverso uno sportello virtuale online.

« La sfida è essere pronti per la prossima legislatura, ovvero nel 2025, e mettere a disposizione un’amministrazione digitale in grado di rispondere ancora meglio alle richieste degli utenti che desiderano sbrigare le pratiche amministrative tramite lo smartphone. Chi ha bisogno di un certificato di domicilio durante il fine settimana dovrebbe poterlo ottenere sul nostro sito web. »

Allo stesso tempo il Comune utilizza la gestione elettronica dei documenti (GED) di Youdoc per le fatture dei fornitori e i dossier relativi alla cittadinanza e alle costruzioni. Nell’ottica di un ulteriore passo avanti verso un’amministrazione digitale è prevista l’implementazione della gestione senza carta della posta in arrivo.

Collombey-Muraz

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