Papier ist nicht mehr gefragt Der Kanton Luzern setzt auf moderne HR-Prozesse

Die Dienststelle Personal des Kantons Luzern ist zentral organisiert und kümmert sich um die Anliegen verschiedenster Mitarbeiter – darunter 6‘000 Verwaltungsangestellte und 6‘000 Volksschullehrpersonen. In jüngster Vergangenheit prüfte der Kanton Luzern HR-Prozesse, wie etwa den Lohnabrechnungsversand, auf eine mögliche Digitalisierung hin. Als moderner Arbeitgeber war man bestrebt, den Mitarbeitern die Lohnabrechnung zeitgleich zur Lohnauszahlung zuzustellen und die Basis für weiterführende digitale Prozesse (z.B. Online-Steuererklärung) zu schaffen. Nicht zuletzt versuchte man aber auch, Abläufe zu vereinfachen und Kosten zu sparen.

Zwei Produktvorteile waren für die Dienststelle Personal des Kantons Luzern ausschlaggebend, dass man sich beim Lohnabrechnungsversand für die Lösung IncaMail der Schweizerischen Post entschied:

Zum einen garantiert die Schweizerische Post auch über den digitalen Kanal das Postgeheimnis. Zum anderen ermöglicht IncaMail dank zahlreichen Partnerschaften eine Integration in die bereits vorhandene SAP-Landschaft.

Mit dem Add-on smahrt-eDoc der smahrt consulting AG lassen sich beliebige HR-Dokumente wie Entgeltnachweise, Lohnausweise, Zeitabrechnungen und Beilagen in SAP bündeln und per Knopfdruck direkt aus der Software via IncaMail versenden. Die sensiblen Dokumente gelangen dabei sicher und nachweisbar an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Diese erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Lohndokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Der Mitarbeiter öffnet den gesicherten Anhang mit seinem IncaMail-Passwort, wann und wo immer er möchte, direkt im persönlichen E-Mail-Postfach. Auf der Plattform IncaMail werden keine Daten gespeichert, und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen.

Mit der Einführung von IncaMail bei den Mitarbeitenden konnte der Kanton Luzern auf Anleitungen und den Support der Schweizerischen Post zurückgreifen. Für Empfänger, die Probleme mit dem Öffnen der IncaMail-Nachrichten haben oder nicht technik-affin sind, stellt die Schweizerische Post eine eigene Hotline zur Verfügung.