Lo studio combina approcci qualitativi e quantitativi e ha coinvolto esperte ed esperti della pratica professionale.
Innanzitutto sono state raccolte risposte tramite interviste semistrutturate, che sono state utilizzate per sviluppare delle sfide e in seguito delle possibili soluzioni. Le esperte e gli esperti hanno valutato ciascuna di esse tramite un sondaggio online. In un workshop finale hanno poi discusso le soluzioni proposte e hanno creato una guida con misure, requisiti e best practice per un’amministrazione digitale moderna in Svizzera. Di seguito sono riassunti i punti principali:
- Centralità della clientela: un’amministrazione orientata alla popolazione è fondamentale per il successo di un progetto già nella fase iniziale, in cui si dovrebbero comprendere le esigenze delle cittadine e dei cittadini e utilizzare attivamente meccanismi di feedback come gruppi di discussione. Delle prime versioni di prova e adeguamenti flessibili basati su feedback concreti aiutano a sviluppare soluzioni di facile utilizzo. La centralità della clientela non si esaurisce con la conclusione del progetto, ma si protrae nella fase operativa.
- Cooperazione: un progetto collaborativo di successo richiede strutture di cooperazione chiare e impegno. Per coinvolgere efficacemente le diverse parti interessate sono necessari finanziamenti sicuri e fiducia reciproca. Una struttura formale negli organi di cooperazione sostiene il raggiungimento degli obiettivi e promuove la consapevolezza dei requisiti di progetto comuni.
- Sussidiarietà: una visione forte e un’identità comune sono essenziali per il successo di progetti federali. I Cantoni svolgono un ruolo chiave come intermediari tra la Confederazione e i Comuni. Allo stesso tempo, una forma giuridica chiara dovrebbe porre la collaborazione volontaria su una base giuridicamente vincolante.
- Dichiarazione di Tallinn e standard: l’interoperabilità e il principio «once only» devono essere applicati a tutti i livelli nell’era digitale. Il «digital by default» deve diventare lo standard all’interno delle autorità e tra di esse. «Digital first» rimane l’opzione più valida per comunicare con la popolazione nel breve e medio termine. Una modifica delle disposizioni giuridiche esistenti è necessaria per promuovere lo scambio di dati e gli standard nazionali come eCH. In tal senso gli approcci open source e le piattaforme condivise come Decidim svolgono un ruolo importante.
- Finanziamenti e risorse: i finanziamenti dovrebbe essere a carico di soggetti finanziariamente forti attraverso prestazioni preliminari. È consigliabile impiegare team interdisciplinari con competenze professionali specifiche per garantire progetti sostenibili. I metodi agili e aperti a qualsiasi risultato sono consigliati come particolarmente adatti a un’amministrazione incentrata sulla clientela.
Questi passi concreti mirano a garantire una digitalizzazione dell’amministrazione svizzera incentrata sull’utente, efficiente e federale e sono a disposizione di Cantoni e Comuni. La Posta sostiene le amministrazioni pubbliche nel loro percorso di digitalizzazione con le sue soluzioni per la digitalizzazione e la sicurezza dei dati.
iGOVPortal nel Cantone di Friburgo ed ePost nel Cantone di Berna citati nello studio come casi d’uso
Nello studio sono descritti due casi d’uso della Posta. «Interface iGOVPortal» descrive come Groupe T2i, una specialista della Posta Svizzera per la digitalizzazione, voglia migliorare l’efficienza e la facilità d’uso dei suoi servizi amministrativi digitali nel Cantone di Friburgo implementando l’interfaccia di iGOVPortal. Il lancio è previsto per la fine del 2025 e verranno effettuati regolari cicli di feedback e test di usabilità per garantire la facilità d’uso.
Il secondo caso d’uso «BE-ePost» descrive l’esempio di ePost nel Cantone di Berna. Il progetto ha modernizzato la comunicazione tra l’amministrazione fiscale e i contribuenti attraverso una piattaforma digitale che si basa sull’app ePost e consente la consegna digitale dei documenti fiscali. L’obiettivo è quello di ridurre le spese amministrative e l’impiego di carta e minimizzare il numero di richieste di informazioni dovute a documenti in ritardo o smarriti. È stata introdotta nel 2023 e ha aumentato l’efficienza e la soddisfazione degli utenti.
