Mit der öffentlichen Verwaltung verbinden viele Kundinnen und Kunden feste Schalteröffnungszeiten, nicht immer nachvollziehbare Abläufe und längere Bearbeitungszeiten. Die Gemeinde Binningen BL will das ändern. «Das Ziel ist es, den Kontakt zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung möglichst einfach, angenehm sowie unabhängiger von Ort und Uhrzeit zu machen», sagt Verwaltungsleiter Christan Häfelfinger. Deshalb baut die Gemeinde zusammen mit dem Kanton Basel Landschaft und der Post von 2023-25 ein neues, kundenzentriertes Webportal auf.
Der Fokus auf eine moderne, durchgängig digitale Lösung kommt nicht von ungefähr. Denn während der Corona-Pandemie zeigten sich auch Binningen die Grenzen des klassischen, papierbasierten Arbeitens. «Die gesetzlichen Vorgaben führten zu merkwürdigen Situationen. So mussten wir Steuerdossiers unter Polizeischutz transportieren lassen, um die Vertraulichkeit einhalten zu können», berichtete Christian Häfelfinger am E-Government Forum. Sein komplettes Referat können Sie zu unterst als Video anschauen.
Christian Häfelfinger, Verwaltungsleiter der Gemeinde Binningen
Damit das neue Bürgerportal aufgebaut werden kann, digitalisiert die Gemeindeverwaltung ihren gesamten Posteingang. Denn wie die meisten Verwaltungen arbeitet Binningen derzeit zum Teil mit digitalen Daten, zum Teil aber auch mit Papierdokumenten, die manuell verteilt, bearbeitet oder eingescannt werden müssen. Das Handling dieser Dokumente verlangsamt alle Prozesse. Mit der Einführung der ePost-Kommunikationsplattform kann Binningen das Problem auf einen Schlag lösen. Denn die noch auf Papier eintreffende Korrespondenz wird automatisch eingescannt und automatisch in das digitale Postfach der richtigen Abteilung verschoben. Damit kann sämtliche Post digital bearbeitet werden. Beim Versand von Antworten, Informationen oder Verfügungen muss sich die Gemeindeverwaltung nicht um das Medium kümmern. Denn ePost erkennt automatisch, ob jemand lieber analoge und digitale Dokumente empfängt. «Diese Freiwilligkeit ist für uns ein grosser Pluspunkt», meint Christian Häfelfinger.
An den Service Public werden besonders hohe Anforderungen bezüglich Datenschutz und Vertraulichkeit gestellt. «Die Schweizerische Post garantiert die Einhaltung des Briefgeheimnisses, und zwar auf Papier wie auch digital. Das ist für uns eine grosse Erleichterung, denn alle Fragen bezüglich Geheimhaltung, Vertraulichkeit und Sicherheit sind damit auf einen Schlag gelöst», sagt Christian Häfelfinger. Die Digitalisierung des Posteingangs und Postausgangs wiederum sei ein zentraler «Enabler» für den Aufbau des Portals und die gesamte Verwaltungsarbeit.
«Mit digitalisierten Dokumenten gewinnen wir Tempo und Flexibilität, vor allem zusammen mit der digitalen Signatur. Unsere Mitarbeitenden müssen nicht mehr zwingend vor Ort sein, um Dokumente zu bearbeiten oder zu unterschreiben. Das beschleunigt die Abläufe.» Mit dem Projekt «Bürgerportal» werden bestehende Prozesse unter die Lupe genommen und, wo nötig, neu gestaltet. Denn Binningen will nicht einfach das Bisherige digitalisieren, sondern eine digitale Transformation erreichen. So könne man nicht nur mehr Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger bieten, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen, meint Christian Häfelfinger: «Auch wir als Verwaltung spüren den Fachkräftemangel und wollen darum ein attraktiver Arbeitgeber sein. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und einfache Abläufe sind heute sehr wichtig. Darauf legen wir Wert – und darum wird unser nächstes Gemeindehaus viel kleiner sein als das heutige. Die Arbeit und die Menschen zählen, nicht das physische Büro.»
Wie die Gemeinde Binningen ihr Projekt umsetzt, warum Versuche und Freiwilligkeit mehr Erfolge bringen als das Warten auf die E-ID und weshalb der Schweizer Fokus auf den Datenschutz zuweilen die Verwaltungsarbeit bremst, erfahren Sie im Referat. Mehr zu den Vorteilen von ePost für Behörden erfahren Sie hier. Die digitale Transformation ist unaufhaltsam, und die Schweizerische Post ist stolz darauf, ein verlässlicher Partner auf diesem Weg zu sein.
