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Manpower utilise HR Café comme solution de gestion des notes de frais Un logiciel de gestion des notes de frais simple et intuitif

Manpower utilise HR Café pour la gestion des notes de frais de ses 300 collaborateurs. Pour garantir sécurité et innovation, l’entreprise recherchait une solution cloud hébergée en Suisse. Témoignage de Pierre-Yves Cordey, Accounting & Claims Manager

Manpower utilise HR Café Notes de frais pour la gestion de ses notes de frais

Situation initiale

Avant d’opter pour la solution de gestion des notes de frais du Groupe T2i, notre processus était plutôt classique. Le collaborateur s’occupait de remplir un fichier Excel semi-formaté. Ensuite, le document était imprimé et envoyé par courrier avec les quittances correspondantes.

Les éléments étaient réceptionnés au département comptable pour une saisie dans notre logiciel comptable.

Nous avions clairement un problème de double saisie engendrant un risque d’erreur important et une forte perte de productivité. De ce fait, nos efforts étaient davantage concentrés sur les aspects de saisie que sur la vérification et l’analyse des éléments comptables.

La solution

Pour garantir sécurité et innovation, nous recherchions une solution cloud hébergée en Suisse.

Nous souhaitions travailler avec un partenaire qui comprenne notre organisation de type PME et qui soit proche de ses clients. Comme nous sommes présents dans toute la Suisse, une couverture linguistique du français et de l’allemand était indispensable.

Le Groupe T2i et sa solution de gestion des notes de frais répondait totalement à ces critères. Outre la simplicité d’utilisation et les nombreux paramétrages possibles (limites de paiement, catégories de frais, périodicité des paiements, …), nous avons aussi apprécié de pouvoir intégrer des cartes affaires au processus de remboursement des frais.

Initialement, un élément manquait à cette solution : la saisie des frais via le smartphone. Groupe T2i s’était engagé à faire évoluer l’application et c’est maintenant chose faite. Cette flexibilité et cette orientation client ont été pour nous un atout supplémentaire.

Bénéfices et avantages

« Le temps de traitement des notes de frais a été diminué de 70% et certains frais ont été supprimés. »

Les preuves comptables sont stockées numériquement et nous nous sommes affranchis des tâches de classement.

La gestion du flux est également simplifiée. Comme nos collaborateurs peuvent désormais saisir les notes de frais beaucoup plus facilement par voie numérique, nous recevons les décomptes en temps voulu, ce qui a amélioré notre efficacité.


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