Entgeltabrechnungsversand direkt aus SAP Eine flexible Lösung für alle Mitarbeitenden

Die Stiftung Liebenau befähigt Menschen, die besondere Unterstützung benötigen, zu größtmöglicher Selbstbestimmung und einer Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Mit 20 Tochtergesellschaften und 6‘500 Mitarbeitenden ist sie in den Aufgabenfeldern Bildung, Familie, Gesundheit, Lebensräume, Pflege und Teilhabe tätig.

Im Rahmen von Prozessoptimierungen suchte die Stiftung Liebenau nach einer Lösung, Entgeltabrechnungen zukünftig effizienter und kostengünstiger zu versenden. Bisher wurden Druck, Kuvertierung und Sortierung der Entgeltabrechnungen am Hauptstandort intern durchgeführt. Dabei wurde der Versand an die 47 Standorte in Grosskuverts bzw. Paketen organisiert, damit die Abrechnungen vor Ort an die Mitarbeitenden verteilt werden konnten. Die Verarbeitung dauerte rund zwei Tage und die Mitarbeitenden erhielten aufgrund der Infrastruktur oft mehrere Umschläge.

Die neue Lösung sollte sowohl den sicheren digitalen Versand als auch den bisherigen klassischen Versand der Entgeltabrechnungen gedruckt per Post ermöglichen. Die integrierte Handhabung für den Versand und die Überwachung direkt in SAP HCM waren für die Stiftung Liebenau eine wichtige Anforderung. Die vorsortierte Lieferung an die vielen Standorte sollte auch in Zukunft für alle papierbasierten Empfänger beibehalten werden.

Dank der Partnerschaft zwischen der XimantiX Software GmbH und der Schweizerischen Post konnten sämtliche Bedürfnisse der Stiftung Liebenau aus einer Hand abgedeckt werden. Mit dem eBeleg Service – HR bietet XimantiX eine bereits für SAP HCM und MS Dynamics Navision - HR integrierte Lösung an, mit der Entgeltinformationen bzw. Gehaltsabrechnungen und zugehörige Anhänge wie zum Beispiel Sozialversicherungsmeldungen oder Zeitnachweise direkt gebündelt werden können. Mit nur einem Knopfdruck wird auch der Versand direkt im HR-System ausgelöst. Je nach Einstellung auf Empfängerebene erfolgt die Zustellung elektronisch via IncaMail oder gedruckt per Post.

IncaMail, der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post garantiert den sicheren und nachweisbaren Versand der sensiblen Dokumente an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Diese erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Gehaltsdokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Der Mitarbeiter öffnet den gesicherten Anhang wann und wo immer er möchte mit seinem IncaMail-Passwort direkt im Postfach. Auf der Plattform IncaMail werden keine Daten gespeichert und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen.

Beim Belegdruck werden die Daten und Dokumente für den Druck beim Druckdienstleister Swiss Post Solutions in Dettingen bei Stuttgart aufgegeben. Als zuverlässiger Partner übernimmt die SPS den Druck sowie die Kuvertierung und übergibt die verpackten Dokumente an die Deutsche Post AG zum Versand weiter. So kann eine schnelle Zustellung sichergestellt werden. Die Gehaltsabrechnungen erreichen die jeweiligen Mitarbeiter einzeln oder je Werk vorsortiert zur internen Verteilung gebündelt.