Envoi de décomptes de salaire directement depuis SAP Une solution flexible pour toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs

La Stiftung Liebenau donne aux personnes nécessitant un soutien particulier la possibilité de vivre de manière aussi autonome que possible et de participer à la vie de la société. Avec 20 filiales et 6‘500 collaborateurs, elle intervient dans les domaines de la formation, de la famille, de la santé, des espaces de vie, des soins et de la participation.

Dans le cadre d’optimisations de processus, la Stiftung Liebenau recherchait une solution pour envoyer à l’avenir les décomptes de salaire de manière plus efficace et plus économique. Jusqu’à présent, l’impression, la mise sous pli et le tri des décomptes de salaire étaient effectués en interne au site principal. L’expédition aux 47 sites était organisée par enveloppes géantes ou colis afin de pouvoir distribuer les décomptes sur place aux collaborateurs. Le traitement prenait environ deux jours et les collaborateurs recevaient souvent plusieurs enveloppes en raison de l’infrastructure.

La nouvelle solution devait permettre aussi bien l’envoi numérique sécurisé que l’envoi classique par la poste des décomptes de salaire au format imprimé. L’opération intégrée pour l’envoi et le suivi direct dans SAP HCM ont été une exigence importante pour la Stiftung Liebenau. La livraison pré-triée à différents sites devrait être maintenue aussi à l’avenir pour tous les destinataires papier.

Grâce au partenariat entre XimantiX Software GmbH et la Poste Suisse, tous les besoins de la Stiftung Liebenau ont pu être satisfaits à partir d’une seule source. Avec eBeleg Service – HR, XimantiX propose une solution déjà intégrée pour SAP HCM et MS Dynamics Navision - HR permettant de regrouper directement les informations de salaire ou les décomptes de salaire et les annexes correspondantes, par exemple les déclarations d’assurance sociale ou les justificatifs d’horaire. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour déclencher l’expédition directement dans le système RH. Suivant le paramétrage au niveau destinataire, l'expédition est faite par voie électronique via IncaMail ou au format imprimé par courrier.

IncaMail, le service de cryptage d’e-mails de la Poste Suisse, garantit l’envoi sûr et démontrable des documents sensibles aux adresses e-mail privées des collaborateurs. Ceux-ci reçoivent un e-mail à signature électronique de la Poste Suisse qui comprend les documents de salaire comme annexe cryptée SAFE (Secure Attached File Encryption). Le collaborateur ouvre la pièce jointe sécurisée quand et où il le souhaite, directement dans la boîte postale, à l’aide de son mot de passe IncaMail. La plateforme IncaMail n’enregistre pas de contenus et les contenus des messages ne peuvent pas être consultés par des tiers.

Pour l'impression de justificatifs, les données et documents à imprimer sont confiés au prestataire d’impression Swiss Post Solutions à Dettingen près de Stuttgart. En tant que partenaire fiable, SPS se charge de l’impression ainsi que de la mise sous pli et transmet les documents emballés à Deutsche Post AG pour l'expédition. Ceci permet d’assurer une expédition rapide. Les décomptes de salaire arrivent individuellement aux différents collaborateurs ou sont pré-triés et regroupés par site pour la distribution interne.