Wie Digitalisierung Gemeindearbeit vereinfacht: ein Blick hinter die Kulissen

07.30 Uhr: Dokumente finden leicht gemacht  

Stefan Schmidt trifft im Gemeindehaus ein. Er startet den PC und checkt nach dem Einloggen ins System seine E-Mails. Bereits profitiert er von E-Government: Bei der Bearbeitung der E-Mails spart er Papier und Zeit. Denn das Ausdrucken entfällt komplett, die Ablage in Ringordner ebenso. Heute generiert Salgesch statt Papier nur noch PDFs, die ganz einfach digital verteilt, bearbeitet und archiviert werden können. In die Archivsoftware speichert Schmidt auch die Scans des physischen Posteingangs. 

Auf das Digitalarchiv haben alle autorisierten Mitarbeitenden sowie der Gemeinderat rund um die Uhr Zugriff, auch im Homeoffice. «Heute sind alle Daten zentral gespeichert, jederzeit gut auffindbar und das mehrmalige Hin- und Herschicken von Dokumenten ist Schnee von gestern», sagt Schmidt.  

10.00 Uhr: Daten mit wenigen Klicks zusammenführen 

In Schmidts E-Mail-Postfach poppt eine Anfrage des Kantonalen Steueramts auf. Die Behörden verlangen bestimmte Auskünfte über einzelne Salgescher Bürgerinnen und Bürger. Mit wenigen Mausklicks führt Schmidt die relevanten Daten zusammen und generiert eine übersichtlich strukturierte Liste mit allen gewünschten Angaben. Diese verschickt er per gesichertem Mail. «Der Drucker bleibt somit im Stand-by-Modus», erklärt der Gemeindeschreiber. 

13.00 Uhr: Doppelt so schnell wie früher 

Nach dem Mittag erstellt Schmidt die Traktandenliste für die nächste Sitzung des Gemeinderats. Die einzelnen Traktanden und die Dokumente, die hierfür hinterlegt wurden, kann er bequem im Protokollverwaltungsprogramm anwählen. Einmal «Ctrl + C» drücken, dann «Ctrl + V» – und schon ist die Liste erstellt. Selbst schreiben muss er nichts. «Ich bin jetzt doppelt so schnell wie früher», meint der Gemeindeschreiber zur Effizienzsteigerung bei der Erstellung der Traktandenliste. 

15.00 Uhr: Visierung – rein digital 

Als Nächstes müssen diverse Gemeinderechnungen visiert werden. Dazu benötigt Schmidt jeweils die Unterschrift von drei Personen – unter anderem vom Gemeindepräsidenten. Dieser macht die Endkontrolle – vorher wird nichts ausbezahlt bzw. abgebucht. Die Visierung erfolgt heute ausschliesslich digital. «Der Aufwand beträgt noch rund 20 Prozent im Vergleich zu früher», so Schmidt.  

16.30 Uhr: Up-to-Date zu jeder Zeit 

Letzte Amtshandlung vor dem Feierabend: Stefan Schmidt stempelt digital aus. Im webbasierten Zeiterfassungstool trägt er seine heutige Arbeitszeit ein. Generell gilt: Alle Arbeitsschritte werden digital festgehalten. Der Vorteil: Fällt jemand krankheitshalber aus oder überlässt einen Auftrag einer Kollegin oder einem Kollegen, sind alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand.  

Weniger Zeitaufwand, weniger Papierverbrauch, mehr Flexibilität und Transparenz: Die Digitalisierung hat Stefan Schmidts Arbeitsalltag vorteilhaft verändert. Sein Fazit nach zwei Jahren: «Unsere digitale Transformation hat sich zu 100 Prozent gelohnt.»