07h30: quand la recherche de documents devient un jeu d’enfant
Stefan Schmidt arrive à l’hôtel de ville. Il démarre son PC et, après s’être connecté au système, consulte ses e-mails – il profite déjà de l’e-government: lors du traitement des e-mails, il réalise un gain de papier et de temps. En effet, il est désormais inutile d’imprimer, ou encore de ranger les documents dans des classeurs. Aujourd’hui, en remplacement du papier, la commune de Salquenen génère exclusivement des PDF qui peuvent être distribués, traités et archivés aisément au format numérique. Stefan Schmidt enregistre également dans le logiciel d’archivage les scans de la boîte de réception physique.
Le personnel autorisé ainsi que le conseil communal ont accès aux archives numériques 24 heures sur 24, y compris en télétravail. «Aujourd’hui, toutes les données sont centralisées, faciles à trouver à tout moment et les multiples échanges de documents appartiennent au passé», explique Schmidt.
10h00: regrouper les données en quelques clics
Une demande de l’office cantonal des impôts apparaît dans la boîte aux lettres électronique de Schmidt. Les autorités demandent certains renseignements sur des citoyennes et citoyens de Salquenen. En quelques clics, Schmidt réunit les données pertinentes et génère une liste clairement structurée contenant toutes les informations souhaitées. Il les envoie ensuite par courrier sécurisé. «L’imprimante reste ainsi en mode veille», explique le secrétaire communal.
13h00: deux fois plus rapide qu’auparavant
Après le déjeuner, Schmidt établit l’ordre du jour de la prochaine réunion du conseil communal. Pour ce faire, il lui suffit de sélectionner les différents points de l’ordre du jour et les documents qui ont été déposés à cet effet dans le programme de gestion des procès-verbaux. En appuyant une fois sur «Ctrl + C», puis sur «Ctrl + V», la liste est créée. Il ne doit rien écrire lui-même. «La procédure est deux fois plus rapide qu’auparavant», déclare le secrétaire communal à propos du gain d’efficacité dans l’établissement de l’ordre du jour.
15h00: des paraphes purement numériques
La prochaine étape consiste à parapher diverses factures communales. Pour cela, Schmidt a besoin de la signature de trois personnes, dont celle du président de la commune, qui est chargé du contrôle final – avant cela, aucun versement, ni prélèvement, ne peut avoir lieu. Aujourd’hui, l’apposition de paraphes est exclusivement numérique. «La charge de travail est actuellement d’environ 20 pour cent par rapport au passé», explique Schmidt.
16h30: à jour à tout moment
Dernier acte officiel avant la fin de la journée: Stefan Schmidt «pointe» numériquement. Dans l’outil de saisie des temps basé sur le web, il inscrit son temps de travail du jour. En règle générale, toutes les étapes de travail sont enregistrées numériquement. L’avantage est le suivant: si quelqu’un s’absente pour cause de maladie ou confie un mandat à une ou un collègue, toutes les personnes concernées sont informées de la situation actuelle, et ce, à tout moment.
Moins de temps investi, moins de papier, plus de flexibilité et de transparence: la numérisation a modifié le quotidien professionnel de Stefan Schmidt de façon avantageuse. Son bilan après deux ans: «Notre transformation numérique a véritablement porté ses fruits».
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