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Envoyer des e-mails de manière aussi
sûre qu’une lettre et son sceau IncaMail pour les autorités

L’envoi et la réception de documents font partie du quotidien au sein de la plupart des autorités. Envoyer des extraits de registres, des preuves de recherches d’emploi ou d’autres documents par e-mail plutôt que par courrier permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Malheureusement, cette pratique s’accompagne de risques importants. Le fait de transmettre de telles données par voie électronique sans les avoir sécurisées peut rapidement s’avérer problématique au sens de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE.

IncaMail apporte la solution. Avec IncaMail, vous envoyez de manière chiffrée et traçable des documents confidentiels aux destinataires de votre choix. De plus, vous pouvez procéder à l’envoi directement depuis votre client de messagerie ou votre logiciel d’entreprise habituel. IncaMail peut être mis en place rapidement, son utilisation est simple et elle se conforme à toutes les dispositions en matière de protection des données.

IncaMail pour les autorités Variantes du produit et informations complémentaires

IncaMail pour les autorités

Vos avantages avec IncaMail

3248

Simple

avec IncaMail, les e-mails peuvent être envoyés directement depuis le client de messagerie existant (p. ex. Outlook) ou le logiciel d’entreprise (p. ex. SAP), ce qui permet de gagner du temps.
2411

Sûr

IncaMail chiffre l’ensemble des données et protège contre la perte de données, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé. Les tiers n’ont aucune possibilité d’accéder aux contenus des messages.
2439

Conforme à la protection des données

IncaMail satisfait à toutes les règles de compliance applicables au sein de l’UE et en Suisse, garantissant un échange des données conforme aux dispositions en matière de protection des données.
2277

Traçable

La Poste assure la documentation et la traçabilité exhaustive de l’envoi et de la réception de vos messages IncaMail.
2161

Reconnu

Le Département fédéral de justice et police (DFJP) reconnaît IncaMail comme une plateforme de distribution sécurisée. IncaMail est compatible avec l’ensemble des plateformes de distribution autorisées par la Confédération.
1032

Efficace

IncaMail accroît l’efficacité des processus commerciaux, réduisant ainsi la charge de travail et donc les coûts.

Membre de la CSI? Prix spécial! Votre avantage particulier

À l’achat d’IncaMail, les autorités et les administrations bénéficient de conditions spéciales de la CSI. N’hésitez pas à contacter le service à la clientèle IncaMail pour toute information complémentaire.

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Mirko Galli, responsable du service Développement et Innovation de l’Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle

Simple, sûr, conforme à la loi Plus de possibilités avec IncaMail

Avec IncaMail, les autorités suisses préviennent les risques liés à la protection des données

Défis de la LPD et du RGPD Prévenir les risques liés à la protection des données

Les e-mails standard sont trop peu protégés et ne répondent pas aux exigences de la loi fédérale sur la protection des données, qui prévoit que toutes les données personnelles se rapportant à une personne identifiée ou identifiable doivent être protégées. Le prénom et le nom d’une personne entrent déjà dans cette catégorie. S’y ajoutent en outre un grand nombre de données que les autorités traitent quotidiennement. Dès lors, protéger les données personnelles contre des accès non autorisés est une obligation. L’envoi non protégé de telles données par e-mail est passible d’amendes élevées. 

Recommandé électronique Quittances de réception en guise de preuve

Pour des raisons légales, vous devez envoyer de nombreuses lettres en recommandé? Dans ce cas, le mode d’envoi «Recommandé» d’IncaMail est la solution idéale! Envoyez des documents importants par e-mail de manière pratique et simple, directement depuis l’infrastructure e-mail existante (p. ex. Outlook) ou le logiciel d’entreprise (p. ex. SAP). 

L’envoi et la réception sont documentés et traçables. C’est pourquoi, le mode d’envoi «Recommandé» d’IncaMail est aussi autorisé légalement dans le cadre de différentes procédures administratives telles que des procédures civiles et pénales ou des procédures de poursuite pour dettes et de faillite. Cela permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent.
Les autorités suisses misent sur le recommandé numérique avec IncaMail
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L’envoi et la réception sont documentés et traçables. C’est pourquoi, le mode d’envoi «Recommandé» d’IncaMail est aussi autorisé légalement dans le cadre de différentes procédures administratives telles que des procédures civiles et pénales ou des procédures de poursuite pour dettes et de faillite. Cela permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent.
Les autorités suisses misent sur la plateforme de distribution sécurisée IncaMail

De nombreuses possibilités d’utilisation Ce que vous pouvez envoyer avec IncaMail

Les possibilités d’utilisation sont multiples. Découvrez quels documents votre administration peut envoyer de manière chiffrée avec IncaMail. 

 

  • Ressources humaines: décomptes de salaire, justificatifs de temps, certificats de salaire, certificats de la caisse de pensions
  • Tribunal / justice: utilisation dans le cadre de différentes procédures administratives telles que les procédures civiles et pénales, les procédures en matière de poursuites pour dettes et de faillite, les décisions de justice, la communication avec les avocats
  • ORP: communication avec les personnes en recherche d’emploi, les prestataires de cours, etc.
  • Office du registre du commerce: extraits
  • Administration fiscale: avis d’imposition
  • Office du personnel: décomptes de salaire
Capacité d’intégration hors norme

Capacité d’intégration hors norme Un service compatible avec votre infrastructure

IncaMail s’intègre dans les clients de messagerie existants (p. ex. Outlook ou Office 365) et peut également être rattaché à un logiciel d’entreprise comme SAP ou Abacus. Avec IncaMail, les messages peuvent être envoyés en un clic depuis l’environnement habituel La réception fonctionne pour toutes les adresses de destinataires dans le monde et sur tous les terminaux, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone. IncaMail est un outil convivial et intuitif pour une efficacité accrue au travail.

Capacité d’intégration hors norme Un service compatible avec votre infrastructure

IncaMail s’intègre dans les clients de messagerie existants (p. ex. Outlook ou Office 365) et peut également être rattaché à un logiciel d’entreprise comme SAP ou Abacus. Avec IncaMail, les messages peuvent être envoyés en un clic depuis l’environnement habituel La réception fonctionne pour toutes les adresses de destinataires dans le monde et sur tous les terminaux, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone. IncaMail est un outil convivial et intuitif pour une efficacité accrue au travail.

Capacité d’intégration hors norme
Fonctionnalité «Large File Transfer» gratuite jusqu’à 1 go

Fonctionnalité «Large File Transfer» gratuite jusqu’à 1 go

La fonction «Large File Transfer» (LFT) d’IncaMail vous permet d’envoyer de manière sécurisée et sans frais supplémentaires de grandes quantités de données jusqu’à 1 gigaoctet depuis votre client de messagerie. IncaMail enregistre les données sous forme chiffrée et envoie au destinataire un message IncaMail contenant un lien pour le téléchargement. Grâce à ce lien, le destinataire peut télécharger les données en toute sécurité. IncaMail enregistre les données pour une durée maximale de 7 jours. Elles sont ensuite effacées de manière définitive. L’envoi de grandes quantités de données n’a jamais été aussi simple  pour les autorités.

Des informations complémentaires concernant l’envoi de fichiers volumineux sont disponibles à la rubrique «Informations pour l’expéditeur».

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Nous nous ferons un plaisir de vous envoyer par e-mail davantage d’informations sur les possibilités, les applications et les retours client.

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    Suisse

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