Cloud-Lösungen: Ein Ratgeber für Schweizer Gemeindeverwaltungen

Die Pluspunkte einer «Datenwolke»

Die Datenbearbeitung in einer Cloud (engl. «Wolke») umfasst die Verarbeitung, Speicherung oder Übermittlung von Daten auf Informatik-Infrastrukturen, die über das Internet zugänglich sind und von Drittanbietern betrieben werden. Cloud-Lösungen ermöglichen ihren Nutzern rund um die Uhr einen mobilen Zugriff auf Informatik-Ressourcen wie Server, Datenspeicher oder Anwendungen wie zum Beispiel Textverarbeitungsprogramme. Der Pluspunkt aus Sicht einer Gemeindeverwaltung: Cloud-Lösungen bieten einfache Skalierbarkeit, Entlastung interner Ressourcen und – sofern eine Verwaltung mit bewährten und seriösen Cloud-Lösungsanbietern zusammenarbeitet – höchste Sicherheitsstandards.

Cloud-Lösung kann eigene Informatik-Infrastruktur ersetzen

Ein wesentlicher Vorteil einer Cloud-Lösung: Verwaltungen müssen dank externer Cloud-Lösungen keine eigene, teure und betreuungsintensive physische Informatik-Infrastruktur mehr unterhalten. Lokale Datensicherungen werden in der Regel direkt durch den Cloud-Lösungsanbieter durchgeführt. Fällt die lokale Datenspeicherung für Gemeindeverwaltungen weg, müssen sie zum Beispiel auch keinen separaten Server-Raum mehr vor Ort einrichten, der laufend klimatisiert und gewartet werden muss. Weil die IT-Infrastruktur in einer Cloud gemietet wird, entfallen hohe Investitionen bei der Anschaffung. Zudem ermöglichen immer schnellere Internet-Leitungen ein zügiges Arbeiten mit Cloud-Anwendungen. Das bestätigen der Blick in die Praxis: Barbara Gerber, Gemeindeschreiberin der Gemeinde Wiler b. Utzenstorf (BE), sagt über ihre Erfahrung mit der Schweizer Cloud-Lösung «Dialog»: «Die Performance beim Arbeiten in der Cloud und quasi alles aus einer Hand zu haben sind für uns Gold wert.»

Cloud-Lösungen: Fachleute unterscheiden drei Kategorien

Doch welche Arten von Cloud-Lösungen existieren überhaupt? Cloud-Dienste werden von Fachleuten typischerweise in drei Hauptkategorien unterteilt:

• Infrastructure as a Service (IaaS): Bereitstellung von virtuellen Maschinen, Speicher- und Netzwerkinfrastruktur. IaaS-Lösungen eignen sich besonders für Verwaltungen, die ihre Infrastruktur flexibel gestalten möchten.
• Platform as a Service (PaaS): Bereitstellung von Entwicklungsumgebungen und Vermittler-Software («Middleware») für Anwendungen.
• Software as a Service (SaaS): Bereitstellung von Anwendungen, die vollständig in der Cloud betrieben und über das Internet genutzt werden.

Zudem gibt es unterschiedliche Nutzungsformen der Cloud. Grob wird zwischen öffentlichen Cloud-Umgebungen unterschieden, die mehrere Kunden nutzen und der privaten Cloud, die der Drittanbieter nur für einen Kunden bereitstellt.

Gemeinden müssen kantonale Datenschutzgesetze beachten

Doch welche Art von Cloud-Lösungen kommen für Gemeindeverwaltungen in Frage und wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Gut zu wissen: Am 1. September 2023 ist das neue Datenschutzgesetz des Bundes in Kraft getreten. Für die öffentlichen Aufgaben der Gemeinden gilt aber vor allem das jeweilige kantonale Datenschutzgesetz. Die Grundsätze Gesetzmässigkeit, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit sind in allen kantonalen Gesetzen verankert. Grundsätzlich muss jede Software, die Gemeinden verwenden, so beschaffen sein, dass sie eine rechtmässige und sichere Bearbeitung der Daten erlaubt. Ist sie mit anderen Systemen oder dem Internet verbunden, müssen geeignete Mechanismen bestehen, damit die Applikation und darin gespeicherte Personendaten nicht von aussen angegriffen werden können.

Hohe Anforderungen an Verwaltungen

Was klar ist: Die Verlagerung der Datenbearbeitung in die Cloud stellt hohe Anforderungen an die öffentliche Verwaltung von Bund, Kantonen und Gemeinden. Neben Personendaten können auch andere sensible Daten betroffen sein, die dem Amtsgeheimnis oder Staatsschutzinteressen unterliegen. Es ist wichtig, gemeinsam mit Applikationsanbietern, Betriebsserviceprovidern, Datenschützern und politischen Verantwortungsträgern Lösungen zu erarbeiten, die alle relevanten Aspekte ausreichend berücksichtigen.

Cloud ermöglicht digitale Transformation

Die Post nutzt Cloud-Dienste zum Beispiel, um ihre Effizienz zu steigern, innovative Dienstleistungen anzubieten und die digitale Transformation voranzutreiben. Die Verlagerung von Datenbearbeitungen in die Cloud erfolgt aus Gründen der flexiblen Skalierbarkeit, der Verfügbarkeits- und Sicherheitsanforderungen sowie aus Kostengründen.

Dialog Cloud: Die Lösung für öffentliche Verwaltungen

Mit der sogenannten «Dialog Cloud» bietet die Post bereits über 200 Kunden eine leistungsstarke und auf den öffentlichen Sektor zugeschnittene Lösung. Diese ermöglicht eine sichere, effiziente und flexible Cloud-IT-Infrastruktur, die den heutigen und künftigen Anforderungen gerecht wird. Über die Post können Gemeinden nicht nur Cloud-Dienstleistungen aus einer Hand, sondern auch Gemeindesoftwarelösungen beziehen und haben so denselben Ansprechpartner für IT-Infrastruktur und Software-Produkte. Die Dialog-Cloud bietet Services aus der Private Cloud und Dienste aus der Public Cloud. Verwaltungen erhalten somit eine Hybrid-Cloud, welche die Vorteile beider Varianten zusammenführen. Sie gewährleisten sowohl die Datenkontrolle und Sicherheit einer Private Cloud als auch den Komfort und die Kostenvorteile einer Public Cloud. Optional sind Datenbackups in den Schweizer Alpen möglich. 

Gemeindeschreiber: «Heute sind alle Daten zentral gespeichert»

Stefan Schmidt, Gemeindeschreiber der Gemeinde Salgesch (VS), sagt über die Dialog-Cloud-Lösung: «Die Tatsache, dass wir alle Verwaltungsaufgaben- und Prozesse mit einer Lösung abwickeln können, lässt uns sehr effizient arbeiten. Die Reduktion von Schnittstellen und der Vorteil eines Ansprechpartners erleichtert uns den Verwaltungs-Alltag zudem deutlich». Er fügt hinzu: «Heute sind alle Daten zentral gespeichert, jederzeit gut auffindbar und das mehrmalige Hin- und Herschicken von Dokumenten ist Schnee von gestern.»

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