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Brevetti, marchi e design – protezione digitale L’Istituto Federale della Proprietà Intellettuale si avvale di IncaMail

Diritti di protezione come brevetti, marchi e design vengono assegnati e gestiti con procedure riservate e complesse. Grazie a IncaMail, il servizio e-mail sicuro della Posta, da febbraio 2020 l’Istituto Federale della Proprietà Intellettuale invia le sue lettere in formato elettronico. Questa soluzione riduce la durata delle procedure e facilita l’archiviazione. «IncaMail ci permette di comunicare con i nostri clienti in modo più veloce, diretto e conforme all’ordinanza», afferma Mirko Galli, responsabile Servizio Sviluppo e innovazione presso l’IPI.

L’Istituto Federale della Proprietà Intellettuale si avvale di IncaMail

Situazione di partenza e sfide

L’Istituto Federale della Proprietà Intellettuale (IPI) esamina, assegna e gestisce i diritti di protezione commerciali, ossia brevetti, marchi e design. A tal fine, l’IPI collabora con altre autorità, associazioni e aziende per tutelare l’indicazione di provenienza «Svizzera» all’estero, sorveglia le società di gestione dei diritti d’autore e informa in diversi modi sia privati che aziende. Per la digitalizzazione di procedure e corrispondenza l’IPI necessitava quindi di una piattaforma di recapito riconosciuta.

La soluzione

L’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (OCE-PA, RS 172.021.2) consente all’IPI di inviare elettronicamente le proprie lettere grazie alla riconosciuta piattaforma di recapito IncaMail. Il servizio e-mail sicuro della Posta è stato integrato senza problemi in Domtrac, il software per la gestione di documenti e processi attualmente in uso. Da febbraio 2020 IncaMail viene impiegato presso l’IPI in tutte le procedure relative ai marchi, ossia la registrazione di marchi nazionali e internazionali nonché le procedure di opposizione e annullamento. Dietro richiesta delle parti coinvolte nella procedura, l’IPI invia tutte le proprie lettere elettronicamente, anche le decisioni. Di pari passo con la digitalizzazione dei processi aziendali, in futuro l’IPI impiegherà IncaMail anche per tutte le procedure relative a brevetti e design.

« Grazie a IncaMail possiamo comunicare con la nostra clientela in modo più veloce, diretto e conforme all’ordinanza, garantendo al contempo la costante sicurezza dei dati. »

Mirko Galli, responsabile Servizio Sviluppo e innovazione presso l’IPI.

Benefici e vantaggi

Enorme risparmio di tempo: grazie alla trasmissione elettronica con IncaMail, le lettere dell’IPI possono essere inviate in pochi minuti dopo la decisione da parte degli esaminatori IPI. La gestione elettronica dei rapporti con le autorità consente inoltre di ridurre la tempistica dei cicli di riscontro.

Sicurezza dei dati e documentabilità: la trasmissione elettronica delle lettere dell’IPI deve avvenire nel rispetto delle condizioni quadro previste dalle disposizioni di legge. Grazie alla trasmissione mediante IncaMail, il grado richiesto di sicurezza dei dati è costantemente garantito. L’invio con IncaMail è documentato dalla Posta ed è dimostrabile in qualsiasi momento.

Accessibile ovunque e in qualsiasi momento: gli utenti che si avvalgono della trasmissione elettronica con IncaMail nelle procedure dell’IPI possono consultare le proprie lettere ovunque e in qualsiasi momento.

Archiviazione semplificata: con la trasmissione elettronica l’IPI invia tutte le lettere come PDF ricercabili, ovvero in un formato adatto all’archiviazione a lungo termine. In questo modo gli utenti non devono più digitalizzare le lettere per la successiva archiviazione.

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