IncaMail Nachrichten versenden Versand, Versandarten und Übermittlungsbestätigungen

IncaMail-Nachrichten schreiben 
Um auf IncaMail eine Nachricht zu schreiben, klicken Sie auf «Schreiben». 
 
Dateitypen und Grössenbeschränkungen bei Empfänger/-in 
Sie können Dateien in allen gängigen Formaten anhängen. Zum Schutz der Empfänger / Empfängerinnen werden beim Versand via www.incamail.com keine Dateiformate mit ausführbarem Code (Programme, Makros, Skripte) zugelassen. IncaMail lässt Nachrichten mit Grössen bis 30 MB zu. Allerdings ist die Zustellung davon abhängig, welche maximale Grösse der Empfänger / die Empfängerin zulässt. Zu berücksichtigen ist zudem, dass die Verschlüsselung die ursprüngliche Nachrichtengrösse verdoppeln kann. Lässt sich eine IncaMail-Nachricht aufgrund einer Grössenbeschränkung bei dem Empfänger / der Empfängerin nicht zustellen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Die Post empfiehlt deshalb insbesondere bei wichtigen oder fristgebundenen Sendungen – wie zum Beispiel im Rechtsverkehr (Sendungsart: Einschreiben) –, die Grösse der Anhänge auf max. 10 MB zu beschränken. Mit dem Large File Transfer von IncaMail können Kunden / Kundinnen mit Domänenanbindung (MGI) Dateien bis zu einer Grösse von 1 GB versenden. Dateien, die via Large File Transfer verschickt werden, befinden sich nicht direkt im Anhang der IncaMail-Nachricht und haben deshalb nur geringfügigen Einfluss auf deren Grösse. Weitere Informationen zum Large File Transfer finden Sie im Bereich «Geschäftskundenvertrag». 
 
Wahl Versandart 
Wählen Sie die gewünschte Versandart durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche. Mehr zu den verschiedenen Versandarten erfahren Sie im nachfolgenden Kapitel «Versandarten». 
 
Empfänger/-in
Sie können mehrere Empfänger / Empfängerinnen erfassen. Trennen Sie diese mittels «;» (Semikolon), gefolgt von einem Leerschlag (Blank). Beispiel: a@domain.ch; b@domain.ch. 
 
Senden 
Klicken Sie auf «Senden», um die Nachricht abzuschicken. IncaMail ist keine Mailbox, deshalb werden gesendete Nachrichten nicht in einem «Gesendet»-Ordner aufbewahrt und sind auch nicht suchbar. Wenn Sie versendete Nachrichten bei sich speichern möchten, verwenden Sie «kostenlose Kopie an mich». 
 
Kostenlose Kopie an mich 
Möchten Sie eine Kopie der versendeten Nachrichten, aktivieren Sie die Option «Kostenlose Kopie an mich». Sie erhalten das gesendete E-Mail kostenlos und vertraulich an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt. Sie können die Standardeinstellung für diese Option in den Einstellungen unter «Nachrichten» ändern.

Als Absenderin / Absender können Sie zwischen folgenden Versandarten auswählen:

Vertrauliche Nachricht 
Die Nachricht wird verschlüsselt an die Empfängerinnen / Empfänger übermittelt, wahlweise mit Übermittlungsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse. Die Empfängerinnen / Empfänger müssen sich zum Lesen der vertraulichen Nachricht mit einem Sicherheitscode per E-Mail verifizieren. Empfänger / Empfängerinnen mit Geschäftskundenvertrag erhalten die Nachricht als normales E-Mail über eine verschlüsselte Verbindung und können dieses ohne weitere Vorkehrungen lesen. Die Verifizierung der Postadresse ist für den Empfang eines vertraulichen E-Mails nicht notwendig.

Persönliche Nachricht 
Die Nachricht wird verschlüsselt an die Empfängerinnen / Empfänger übermittelt, wahlweise mit Übermittlungsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse. Die Empfängerinnen / Empfänger müssen sich zum Lesen des persönlichen E-Mails einmalig registrieren und mindestens ihre E-Mail-Adresse mittels Aktivierungscode verifiziert haben. Wer noch nicht auf IncaMail registriert ist, wird beim Öffnen des persönlichen E-Mails dazu aufgefordert. Die Verifizierung der Postadresse ist für den Empfang eines persönlichen E-Mails nicht notwendig. Die Sicherheit ist höher als bei vertraulichen Nachrichten, weil sich die Empfängerinnen / Empfänger über zwei Faktoren identifizieren müssen, über ihr E-Mail-Konto sowie ihr IncaMail-Passwort. 

Einschreiben
Bei der Versandart «Einschreiben» erhalten Absender/-in und Empfänger/-in digital signierte PDF-Quittungen für den Versand- und Empfangsnachweis bzw. für den Verfallsnachweis bei Nichtabholung. Die Nachrichten müssen innerhalb einer Frist von sieben Tagen von der Empfängerin / dem Empfänger angenommen werden, andernfalls verfallen sie. Für die Berechnung der Abholfristen und Verfügbarkeiten zählt jeder Tag, somit auch Samstage, Sonntage und Feiertage. Eingeschriebene Nachrichten können an beliebige Empfänger / Empfängerinnen gesendet werden. Wird die Versandart im Rahmen der Schweizer Behördenkommunikation eingesetzt, dann müssen die Empfängerinnen / Empfänger vorher dem Empfang zugestimmt haben. Die Versandart entspricht den diesbezüglichen Gesetzgebungen. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel «Einschreiben». 

Für Kundinnen und Kunden, die IncaMail in ihre Mailinfrastruktur integriert haben (Mailgateway Integration, MGI) bietet IncaMail die Möglichkeit, grosse Datenmengen via Large File Transfer zu versenden. Mithilfe des IncaMail-Add-Ins können Datenmengen von bis zu 1 GB sicher via IncaMail versandt werden. 
 
Mehr Informationen finden Sie im Kapitel «Geschäftskundenvertrag». 

Übermittlungsbestätigung 
Die Absenderin / der Absender einer vertraulichen oder persönlichen Nachricht erhält standardmässig eine Übermittlungsbestätigung via E-Mail. Diese wird ausgestellt, sobald das E-Mail dem Empfängersystem übergeben werden konnte. Damit wird der Eingang des E-Mails im Postfach der Empfängerin / des Empfängers bestätigt, nicht aber, dass das E-Mail geöffnet wurde. Sie können in den Einstellungen wählen, ob Sie die Übermittlungsbestätigungen erhalten möchten oder nicht. 
 
Versand- und Empfangsquittung 
Bei der Versandart «Einschreiben» erhalten Absender/-in und Empfänger/-in verschiedene Quittungen. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel «Einschreiben». 

Das Logbuch ist ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Nachrichten. Es ist aber keine Mailbox und enthält keine Angaben zum Inhalt der jeweiligen E-Mails. Vom Versand bis zum Öffnen einer Nachricht durchläuft diese mehrere Status, die im Logbuch sichtbar sind: 

• Eingetroffen auf IncaMail: Die IncaMail-Nachricht wurde von der Plattform angenommen, aber noch nicht ans System der Empfängerin / des Empfängers ausgeliefert. Bleibt der Status länger als zwei Stunden bestehen, wird die Absenderin / der Absender durch die Plattform automatisch informiert. Für maximal 72 Stunden wird die Zustellung durch IncaMail weiterhin versucht. Ist die Zustellung auch nach 72 Stunden erfolglos, wird die Nachricht auf IncaMail gelöscht und die Absenderin / der Absender via E-Mail informiert. Die Nachricht erhält nun den Status «Nicht zustellbar».

• Verarbeitet: IncaMail hat die Nachricht verarbeitet und wartet auf die Annahme durch die Empfängerin / den Empfänger. 

• Zugestellt: Die IncaMail-Nachricht wurde vom Empfängersystem entgegengenommen.

• Geöffnet: Die Empfängerin / der Empfänger hat die IncaMail-Nachricht geöffnet und über das Webinterface gelesen. (Status nicht möglich bei Empfängerinnen / Empfängern mit Geschäftskundenvertrag «Service Integration» und der Zustellart «Vertraulich». Hier bleibt der Status auf «Zugestellt».)

• Nicht zustellbar: Die IncaMail-Nachricht konnte aus unterschiedlichen Gründen nicht zugestellt werden. Gründe können sein: Postfach voll, Zielsystem nicht erreichbar, E-Mail-Adresse unbekannt. Die Absenderin / der Absender erhält in diesem Fall eine Benachrichtigung von IncaMail.
  

• Eingetroffen auf Zielplattform: Ein eGov-Einschreiben wurde interoperabel an eine andere anerkannte Zustellplattform übermittelt und wird von dort der Empfängerin / dem Empfänger zugestellt.

• (Automatisch) Angenommen: Der Status «Angenommen» bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht akzeptiert hat.

• Annahme verweigert: Der Status «Annahme verweigert» bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht abgelehnt hat.

• Verfallen: Der Status «Verfallen» bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht während einer Frist von sieben Tagen weder akzeptiert noch abgelehnt hat. Die Empfängerin / der Empfänger kann die Nachricht nun nicht mehr öffnen.

• Systemnachricht: Nach der Zustellung der Nachricht hat IncaMail vom empfangenden Mailsystem eine Nachricht über den Stand der Zustellung erhalten. Diese Nachricht wird der Absenderin / dem Absender via E-Mail weitergeleitet und der Status der Nachricht auf «Systemnachricht» gesetzt. Um den Status der Nachricht zu bestimmen, beachten Sie bitte den Inhalt der weitergeleiteten Nachricht.

• Gelöscht: Die Nachricht wurde gelöscht, weil die Sicherheitsprüfung sie verworfen hat (z. B. wegen Viren).

In folgenden Ländern können IncaMail-Nachrichten aus regulatorischen oder geschäftspolitischen Gründen nur empfangen, aber nicht versendet werden: