Envoyer des messages IncaMail Expédition, modes d’expédition et confirmations de transmission

Rédiger des messages IncaMail

Pour rédiger un message dans IncaMail, cliquez sur «Écrire».

Types de fichiers et limitations de taille chez les destinataires

Vous pouvez attacher des fichiers dans tous les formats courants. Pour la protection des destinataires, les formats de données avec un code exécutable (programmes, macros, scripts) ne sont pas admis lors de l’envoi via www.incamail.com. IncaMail admet des messages dont la taille peut aller jusqu’à 30 Mo, mais la distribution dépend de la taille maximale admise par les destinataires. Il faut tenir compte du fait que le message que vous envoyez peut devenir jusqu’à deux fois plus volumineux sous l’effet du chiffrement pour le transport par IncaMail. Si le message IncaMail ne peut pas être remis en raison d’une limitation de taille chez les destinataires, nous vous en informons par e-mail. C’est pourquoi la Poste recommande, notamment pour les envois importants ou urgents comme on en trouve par exemple dans les communications juridiques électroniques (mode d’expédition: recommandé), de limiter la taille des pièces jointes à maximum 10 Mo. Large File Transfer d’IncaMail permet à la clientèle avec rattachement à un domaine (MGI) d’envoyer des fichiers jusqu’à un volume de 1 Go. Les fichiers envoyés via Large File Transfer ne sont pas directement mis en pièce jointe du message et n’ont ainsi qu’une influence mineure sur la taille de celui-ci. Vous trouverez des informations complémentaires sur la fonction Large File Transfer dans la section «Clientèle commerciale».

 
Choix du mode d’expédition
Sélectionnez le mode d’expédition en cliquant sur le bouton correspondant. Des informations complémentaires sur les différents modes d’expédition sont disponibles dans le chapitre «Modes d’expédition» ci-après.

 
Destinataires
Vous pouvez saisir plusieurs destinataires. Il suffit de les séparer par un «;» (point-virgule), suivi d’un espace (vide). Exemple: a@domain.ch; b@domain.ch.
 
Envoyer
Cliquez sur «Envoyer» pour expédier le message. IncaMail n’est pas une boîte aux lettres, c’est pourquoi les messages envoyés ne sont pas conservés dans un dossier «Envoyés» et ne peuvent pas non plus être recherchés. Si vous souhaitez enregistrer les messages envoyés chez vous, activez l’option «Copie gratuite pour moi».
 
Copie gratuite pour moi
Si vous souhaitez obtenir une copie des messages envoyés, activez l’option «Copie gratuite pour moi». Vous recevrez alors l’e-mail que vous avez envoyé, sans frais et de manière confidentielle, à votre adresse e-mail. Vous pouvez changer le réglage prédéfini pour cette option dans les paramètres, sous «Messages».

Message confidentiel
Le message sera transmis aux destinataires sous forme chiffrée et vous recevrez, au choix, une confirmation de transmission par courrier électronique. Pour lire l’e-mail confidentiel, les destinataires doivent être vérifiés au moyen d’un code de sécurité envoyé par e-mail. Les destinataires au bénéfice d’un contrat de client commercial reçoivent le message sous forme d’e-mail normal par le biais d’une connexion cryptée et peuvent le lire sans prendre d’autres mesures. Il n’est pas nécessaire de vérifier l’adresse postale pour réceptionner un e-mail confidentiel.

Message personnel
Le message sera transmis aux destinataires sous forme chiffrée et vous recevrez, au choix, une confirmation de transmission par courrier électronique. Pour lire l’e-mail personnel, les destinataires doivent s’inscrire une seule et unique fois et avoir au moins vérifié leur adresse e-mail à l’aide du code d’activation. Les personnes qui ne sont pas encore enregistrées sur IncaMail sont invitées à le faire lors de l’ouverture de leur e-mail personnel. Il n’est pas nécessaire de vérifier l’adresse postale pour réceptionner un e-mail personnel.
La sécurité est plus élevée que pour les messages confidentiels, car les destinataires doivent s’identifier à l’aide de deux facteurs, leur compte de messagerie et leur mot de passe IncaMail.

Recommandé
Avec le mode d’expédition «Recommandé», les expéditeurs et les destinataires reçoivent des quittances PDF signées numériquement qui permettent de prouver l’envoi et la réception du message, ou encore l’expiration en cas de non-retrait. Le message doit être accepté par les destinataires dans le délai de sept jours, sinon il devient caduc. Chaque jour compte pour le calcul des délais de retrait et de disponibilité, samedis, dimanches et jours fériés inclus.
Les messages recommandés peuvent être envoyés aux destinataires de votre choix. Si le mode d’expédition est utilisé dans le cadre de la communication avec les autorités suisses, les destinataires doivent avoir donné leur accord préalable à la réception. Le mode d’expédition est conforme à la législation en la matière. Vous trouverez des informations complémentaires dans le chapitre «Recommandé».

IncaMail offre la possibilité d’envoyer de gros volumes de données via Large File Transfer aux clientes et aux clients qui ont intégré IncaMail dans leur infrastructure de messagerie (Mail Gateway Integration, MGI). Grâce à l’add-in IncaMail, des volumes de données jusqu’à 1 Go peuvent être envoyés en toute sécurité via IncaMail.

Vous trouverez des informations complémentaires dans le chapitre «Clientèle commerciale».

Confirmation de transmission
Les expéditeurs d’un message confidentiel ou personnel reçoivent, par défaut, une confirmation de transmission par e-mail. Celle-ci est émise dès que le courrier électronique a pu être distribué au système des destinataires. Veuillez noter que cela ne signifie pas que les destinataires aient déjà ouvert l’e-mail. Il se trouve par contre dans leur boîte de réception prêt à être ouvert. Dans les paramètres, vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir les confirmations de transmission ou non.

Quittance d’envoi et de réception
Avec le mode d’expédition «Recommandé», les expéditeurs et les destinataires reçoivent diverses quittances. Vous trouverez des informations complémentaires dans le chapitre «Recommandé».

Le journal est un protocole de tous les messages envoyés et reçus. Il ne s’agit pas d’une boîte aux lettres, et il ne contient pas non plus d’indications sur le contenu des e-mails. De l’envoi à l’ouverture d’un message, celui-ci passe par plusieurs statuts qui sont visibles dans le journal:

•  Reçu sur IncaMail: le message IncaMail a été accepté par la plateforme, mais n’a pas encore été livré au système des destinataires. Si le statut est maintenu pendant plus de deux heures, les expéditeurs sont automatiquement informés par la plateforme que la distribution n’a pas encore pu être effectuée. IncaMail continue de tenter la distribution pendant un maximum de 72 heures. Si la distribution échoue toujours après 72 heures, le message est supprimé sur IncaMail, les expéditeurs sont informés par e-mail et le message reçoit le statut «Non distribuable». 
  
  
• Traité: IncaMail a traité le message et attend son acceptation par les destinataires.

• Distribué: le message IncaMail a été accepté par le système des destinataires.

• Ouvert: les destinataires ont ouvert le message IncaMail et l’ont lu sur l’interface web. (Statut impossible pour les destinataires avec contrat de client commercial «Service Integration» et le mode de distribution «Confidentiel». Ici, le statut reste sur «Distribué».) 

• Non distribuable: le message IncaMail n’a pas pu être distribué pour différentes raisons. Raisons possibles: boîte de réception pleine, système cible non joignable, adresse e-mail inconnue. Dans ce cas, les expéditeurs reçoivent une notification d’IncaMail.

• Reçu sur la plateforme cible: un recommandé eGov a été transmis de manière interopérable à une autre plateforme de distribution reconnue, d’où il sera remis aux destinataires.

• Accepté (automatiquement): le statut «Accepté» signifie que les destinataires ont accepté le message recommandé.

• Réception refusée: le statut «Réception refusée» signifie que les destinataires ont refusé le message recommandé. 

• Échu: le statut «Échu» signifie que les destinataires n’ont ni accepté ni refusé le message recommandé dans le délai de sept jours. Les destinataires ne peuvent alors plus ouvrir le message. 

• Message système: après la distribution du message, IncaMail reçoit du système de messagerie destinataire un message sur l’état d’avancement de la distribution. Ce message est transmis aux expéditeurs par e-mail et le statut du message est mis sur «Message système». Pour déterminer le statut du message, veuillez prêter attention au contenu du message transmis.

• Supprimé: le message a été supprimé, parce que le contrôle de sécurité l’a rejeté (par exemple à cause de virus).

Chez la clientèle commerciale qui a intégré IncaMail à son client de messagerie (par exemple Outlook), le journal est accessible aux utilisatrices et aux utilisateurs directement depuis le client de messagerie en question.

Dans les pays suivants, IncaMail est disponible uniquement pour la réception et non pour l’envoi, ce pour des raisons réglementaires ou commerciales: