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Recommandé électronique Envoyer des documents confidentiels par voie électronique

Envoyer un recommandé IncaMail Fonctionnement

  1. Vous pouvez envoyer un message recommandé depuis l’interface web IncaMail, depuis un logiciel d’entreprise ou depuis un client de messagerie (par exemple Outlook). Lors de l’envoi à l’aide de l’interface web, vous pouvez sélectionner les destinataires dans la liste des recommandés.

     

  2. Dès que le message est arrivé sur IncaMail, les expéditeurs et les destinataires reçoivent une quittance d’envoi et de réception par e-mail normal.

     

  3. ncaMail vérifie si les destinataires ont bloqué la réception de recommandés. Si non, le message est remis. 
    Si oui, les expéditeurs sont informés en conséquence et l’expédition est annulée.

     

  4. Les destinataires reçoivent le message sous forme chiffrée et disposent des possibilités suivantes dans un délai de sept jours:

    • Accepter le message: cliquez sur «Accepter» pour lire le message.
    • Refuser la réception: cliquez sur «Refuser la réception». Le message ne peut alors pas être lu.
    • Laisser expirer: après sept jours, le message ne peut plus être ouvert.

     

  5. Les expéditeurs et les destinataires reçoivent à nouveau une quittance avec le statut du message correspondant.

Activer le compte pour la communication administrative suisse (eGov) Condition préalable: inscription dans le répertoire eGov Suisse

  1. Pour participer à la communication administrative suisse, les participantes et les participants doivent être inscrits dans le répertoire eGov Suisse. L’inscription peut être configurée dans les paramètres du compte utilisateur sur incamail.com, sous «Configurations pour les messages recommandés».

     

    Capture d'écran de la configuration du recommandés

  2. Cliquez sur le bouton «Configurer».
    Pour apporter des modifications à la configuration actuelle des recommandés, cliquez sur «Modifier l’entrée».

     

    Capture d'écran pour configurer le recommandés

  3. Assurez-vous que l’option «Enregistré(e)» est activée pour le répertoire eGov Suisse («Visible» est ainsi automatiquement activé), puis cliquez sur «Enregistrer». 
    Votre compte est maintenant prêt pour la réception de recommandés et la communication avec les autorités suisses.

     

    Capture d'écran pour la réception de recommandés
Vers la description détaillée

Informations sur le recommandé électronique Expédition, réception, effets juridiques

Recommandé électronique avec IncaMail

Envoi de recommandés

Pour l’envoi de messages IncaMail recommandés, les expéditeurs doivent remplir les exigences minimales suivantes:

 

  • Compte IncaMail enregistré avec adresse e-mail vérifiée
  • Compte Premium ou contrat de client commercial

 

L’envoi de messages IncaMail recommandés peut être effectué via toutes les variantes du produit IncaMail et au nombre de destinataires souhaité. 
En principe, un recommandé IncaMail peut être envoyé à tout le monde. Pour l’envoi de messages IncaMail recommandés, les expéditeurs doivent disposer au minimum d’un compte IncaMail enregistré avec une adresse e-mail vérifiée ainsi que d’un compte Premium, ou d’un contrat de client commercial.


Remarques
  • Les messages envoyés à des destinataires inscrits sur d’autres plateformes de distribution reconnues sont transférés à la plateforme correspondante pour l’expédition.
  • L’option «Auto-Accept» permet à la clientèle commerciale de faire accepter automatiquement les messages IncaMail.
  • Si un message IncaMail ne peut pas être remis (par exemple parce qu’il a été refusé par le système destinataire), les expéditeurs et les destinataires en sont informés dans un e-mail normal et le statut du message est modifié.
Réception de recommandés

Les personnes détenant un compte IncaMail ont la possibilité de bloquer la réception de messages IncaMail recommandés dans les paramètres. Toutes les variantes du produit IncaMail se prêtent à la réception de messages recommandés.


Une fois que les messages ont été acceptés, les destinataires peuvent aussi les ouvrir après expiration du délai.

Communication électronique avec les autorités via IncaMail

L’Ordonnance de la Confédération sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite et l’Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (Communication électronique) contraignent les tribunaux et les autorités à accepter les écrits sous forme électronique et à mettre en place à cet effet une plateforme de distribution sécurisée. Par ailleurs, les avocats ou les personnes concernées par la procédure peuvent par exemple aussi demander que les décisions leur soient communiquées sous forme électronique. IncaMail a été reconnu par la Confédération en tant que plateforme de distribution sécurisée fin 2010. Le mode d’expédition prévu sur IncaMail pour se conformer aux ordonnances eGov est le mode d’expédition «Recommandé». Les utilisatrices et les utilisateurs d’IncaMail enregistrés qui disposent d’un compte Premium ou d’un contrat de client commercial peuvent envoyer des recommandés.

Liste pour les recommandés IncaMail

La liste des recommandés IncaMail est tenue par IncaMail et ne peut être consultée que par les utilisatrices et les utilisateurs d’IncaMail. Les clientes et les clients IncaMail ont ainsi la possibilité de s’inscrire dans la liste des recommandés IncaMail et d’être visibles pour d’autres utilisatrices et utilisateurs.
Les utilisatrices et les utilisateurs peuvent décider s’ils souhaitent être inscrits et «visibles» dans la liste des recommandés IncaMail. «Visible» signifie que d’autres utilisatrices et utilisateurs d’IncaMail peuvent les rechercher dans la liste.


Le répertoire des participants eGov Suisse est tenu par l’Office fédéral de la justice en Suisse. Il contient les adresses e-mail de toutes les personnes qui se sont inscrites aux recommandés numériques eGov. Seule une inscription dans le répertoire des participants eGov permet de reconnaître les recommandés eGov selon le Département fédéral de justice et police (https://www.bj.admin.ch/bj/fr/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html). L’inscription se fait via les paramètres dans l’interface web IncaMail.

 

Remarque: vous pouvez recevoir des recommandés numériques IncaMail même en l’absence d’inscription dans le répertoire des participants eGov. À l’exception de la mention «eGov», ils sont identiques aux recommandés eGov, y compris les quittances PDF signées numériquement. Il est toutefois préférable de ne pas renoncer à l’inscription dans le répertoire des participants eGov en cas de communication numérique avec les autorités par recommandé, car sans cette inscription, une autorité n’est pas tenue de reconnaître le recommandé.


Remarque sur l’interopérabilité
Les recommandés IncaMail sont échangés en mode interopérable avec les autres plateformes reconnues par la Confédération. Ainsi, si les destinataires d’un recommandé sont inscrits sur une autre plateforme, le message sera transmis à cette autre plateforme pour distribution. En tant qu’expéditrice ou expéditeur, vous recevrez les quittances usuelles d’envoi et de réception signées numériquement.

Quittances pour les recommandés

Les expéditeurs et les destinataires reçoivent, dans des e-mails séparés, une quittance PDF signée par la Poste confirmant l’envoi et la réception des recommandés numériques par IncaMail. Dans ces quittances, l’historique d’un recommandé est prouvé de manière cryptographiquement sûre. Contrairement au récépissé d’une lettre recommandée, les quittances prouvent également que des contenus et des pièces jointes bien spécifiques ont été envoyés avec le recommandé. Ni les quittances ni les recommandés ne sont enregistrés sur IncaMail, leur conservation incombe aux expéditeurs et aux destinataires.

 

Les quittances suivantes sont établies et envoyées:

  • Quittance de remise: le message est arrivé sur IncaMail.
  • Quittance de retrait: les destinataires ont accepté le message.
  • Quittance d’expiration: le délai de réception a expiré sans activité des destinataires.
  • Quittance de refus de réception: les destinataires ont refusé la réception. 

Dans le cas d’une transmission interopérable par une autre plateforme de distribution reconnue selon la communication administrative suisse, la quittance peut aussi provenir de l’autre plateforme de distribution.
Effets juridiques des recommandés IncaMail

Les effets juridiques des messages IncaMail envoyés et reçus avec le mode d’expédition «Recommandé» sont régis en l’espèce par les prescriptions légales en vigueur, par la pratique des tribunaux et des administrations de l’ordre juridique national compétent, ainsi que par les éventuelles conventions privées existantes. Voir aussi: https://www.bj.admin.ch/bj/fr/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html

 

Il appartient exclusivement à la cliente ou au client de s’informer en détail sur les effets juridiques et la licéité des messages transmis électroniquement dans chaque cas particulier.

 

Pour une évaluation juridique, les faits suivants sont importants pour les recommandés IncaMail:
  • Les quittances PDF comprennent toutes les données pertinentes et sont munies d’une signature numérique de la Poste.
  • En tant que tiers indépendant, la Poste peut, à tout moment et à la demande, prouver les données de transaction à l’aide de fichiers journal (mais pas le contenu de l’envoi concerné).
  • Les transmissions effectuées dans le cadre de l’OCEl-PCPP respectent cette ordonnance.


Conformément aux exigences du Département fédéral de justice et police (DFJP), nous attirons l’attention sur le fait que le chiffrement bout à bout des messages électroniques n’est pas absolument indispensable: un message non chiffré peut être présent dans la plateforme de distribution sous forme non chiffrée et peut donc être visualisé par le fournisseur de prestations ou les tiers mandatés, même si cela est interdit. Les utilisatrices et les utilisateurs qui ne souhaitent pas courir ce risque doivent renoncer à utiliser la plateforme de distribution ou renforcer le chiffrement du message (par exemple en utilisant la clé de signature publique des destinataires).