Skip to content

Raccomandata elettronica Inviare documenti confidenziali in formato elettronico

Inviare una raccomandata IncaMail Ecco come funziona

  1. È possibile inviare una raccomandata dall’interfaccia web di IncaMail, da un software aziendale o da un client di posta elettronica (ad es. Outlook). Con l’invio mediante interfaccia web si possono selezionare le destinatarie / i destinatari dall’elenco per raccomandate.

     

  2. Non appena il messaggio arriva su IncaMail, a mittente e destinatario/a viene inviata una ricevuta di spedizione e di ricezione con un’e-mail standard.

     

  3. IncaMail verifica se la destinataria / il destinatario ha bloccato la ricezione di raccomandate: se non vi è alcun blocco il messaggio viene recapitato. 
    Diversamente l’invio viene interrotto e il mittente ne viene informato.

     

  4. La destinataria / Il destinatario riceve il messaggio cifrato e ha sette giorni di tempo per optare per una delle seguenti possibilità:

    • Accettare il messaggio: cliccare su «Accetta» per leggere il messaggio.
    • Rifiutare il messaggio: cliccando su «Rifiuta messaggio» il messaggio non potrà essere letto.
    • Lasciar scadere il messaggio: dopo sette giorni il messaggio non potrà più essere aperto.

     

  5. Mittente e destinatario/a riceveranno nuovamente una ricevuta indicante lo stato del messaggio.

Attivare un account per la corrispondenza con le autorità svizzere (eGov) Requisito: effettuare la registrazione nell’elenco eGov Svizzera.

  1. Per partecipare alla corrispondenza con le autorità svizzere, i partecipanti devono essere registrati nell’elenco eGov Svizzera. La registrazione può essere configurata nell’account utente su incamail.com nelle impostazioni alla voce «Impostazioni per raccomandate».

     

    Schermata delle impostazioni per raccomandate

  2. Cliccare sul pulsante «Configura».
    Per modificare la configurazione dei messaggi raccomandati basta cliccare su «Modifica inserimento».

     

    Schermata di configurazione della raccomandate

  3. Assicurarsi che la voce «Registrato» sia attivata nell’elenco eGov Svizzera (in tal modo «Reperibile» verrà automaticamente attivato) e cliccare infine su «Salva». 
    A questo punto l’account è configurato per la ricezione di raccomandate e per la comunicazione con eGov Svizzera.

     

    Schermata di ricezione della raccomandata
Alla descrizione dettagliata

Informazioni sulla raccomandata elettronica Invio, ricezione ed efficacia giuridica

Raccomandata elettronica con IncaMail

Spedizione di raccomandate

Per inviare messaggi IncaMail di tipo «Raccomandata» la/il mittente deve soddisfare i seguenti requisiti minimi:

 

  • account IncaMail registrato con verifica tramite e-mail
  • account Premium o contratto per clienti commerciali

 

La spedizione di messaggi raccomandati IncaMail può avvenire tramite tutte le varianti esistenti del prodotto, verso uno o più destinatari. In linea di massima, è possibile inviare a chiunque un messaggio raccomandato IncaMail. Per poter inviare raccomandate IncaMail, le/i mittenti devono avere almeno un account IncaMail registrato con e-mail verificata nonché un account Premium o un contratto per clienti commerciali.


Osservazioni
  • I messaggi diretti a destinatarie e destinatari registrati su altre piattaforme riconosciute vengono inoltrati alla piattaforma corrispondente per la trasmissione.
  • Con l’opzione «Auto-Accept», i clienti commerciali possono impostare l’accettazione automatica dei messaggi IncaMail.
  • Se un messaggio IncaMail non può essere recapitato (ad es. perché respinto dal sistema del destinatario), mittente e destinatario/a vengono avvisati tramite e-mail standard e lo stato del messaggio viene modificato di conseguenza.
Ricezione di raccomandate

Chiunque possieda un account IncaMail, nelle impostazioni ha la possibilità di bloccare la ricezione di raccomandate IncaMail. La ricezione di messaggi raccomandati può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto.


I messaggi accettati possono essere aperti dalla destinataria o dal destinatario anche dopo la scadenza del termine.

Comunicazione elettronica con le autorità tramite IncaMail

L’Ordinanza concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento approvata dalla Confederazione e l’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (trasmissione per via elettronica) obbligano i tribunali e le autorità a recepire i dati in forma elettronica e a utilizzare a tale scopo una piattaforma d’invio sicura. Allo stesso modo, gli avvocati o i soggetti coinvolti nel procedimento possono richiedere l’invio elettronico delle decisioni. Alla fine del 2010 IncaMail è stata riconosciuta dalla Confederazione come piattaforma elettronica di recapito sicura. Il tipo d’invio previsto per la conformità alle ordinanze eGov su IncaMail è «Raccomandata». L’invio di raccomandate è consentito a tutte le persone registrate come utenti IncaMail e provviste di un account Premium o di un contratto per clienti commerciali.

Elenchi per raccomandate IncaMail

L’elenco per raccomandate IncaMail è gestito da IncaMail e può essere visualizzato esclusivamente dagli utenti IncaMail. I clienti IncaMail hanno la possibilità di registrarsi nell’elenco per raccomandate IncaMail ed essere così reperibili per ulteriori utenti. Ogni utente può decidere se desidera registrarsi ed essere reperibile nell’elenco per raccomandate IncaMail: la dicitura «essere reperibile» significa che potrà essere trovato/a nell’elenco da altri utenti IncaMail.

L’elenco degli utenti eGov Svizzera viene gestito dall’Ufficio federale di giustizia svizzero e contiene gli indirizzi e-mail di tutte le persone che si sono registrate per ricevere le raccomandate digitali eGov. Ai sensi di quanto disposto dal Dipartimento federale di giustizia e polizia (https://www.bj.admin.ch/bj/it/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html), le raccomandate eGov sono riconosciute solo in presenza di un inserimento nell’elenco dei partecipanti eGov, che può essere effettuato nelle impostazioni dell’interfaccia web di IncaMail.


Nota: è possibile ricevere raccomandate IncaMail anche senza alcun inserimento nell’elenco dei partecipanti eGov. Fatta eccezione per l’indicazione «eGov», le raccomandate IncaMail sono identiche a quelle eGov, inclusa la ricevuta con firma digitale in formato PDF. Nella comunicazione elettronica con le autorità tramite raccomandata si consiglia di effettuare la registrazione all’elenco dei partecipanti eGov, poiché in caso contrario le autorità non sono tenute a riconoscere una raccomandata.

Nota sull’interoperabilità
Le raccomandate IncaMail possono essere scambiate con altre piattaforme riconosciute dalla Confederazione. Pertanto, se la persona a cui è destinata una raccomandata è registrata su un’altra piattaforma, il messaggio sarà trasmesso a tale piattaforma per il recapito. La/Il mittente riceve come di consueto le ricevute di spedizione e ricezione IncaMail, provviste di firma digitale.

Ricevute per raccomandate

Mittente e destinatario/a ricevono in e-mail separate una ricevuta PDF firmata dalla Posta a conferma della raccomandata elettronica via IncaMail. Tali ricevute contengono la dimostrazione dell’origine della raccomandata in forma crittografata sicura e, diversamente dalle ricevute delle raccomandate cartacee, confermano anche la spedizione di determinati contenuti e allegati insieme al messaggio. Su IncaMail non vengono archiviate né le raccomandate né le ricevute; spetta a mittenti e destinatari/e conservare tali documenti.

 

Vengono emesse e inviate le ricevute indicate di seguito.

  • Ricevuta di consegna: il messaggio è arrivato su IncaMail.
  • Ricevuta di ritiro: la destinataria / il destinatario ha accettato il messaggio.
  • Ricevuta di scadenza: il termine per il ritiro è scaduto senza alcuna azione da parte della destinataria / del destinatario.
  • Ricevuta di rifiuto del messaggio: la persona a cui è destinato il messaggio ha respinto l’invio.

 

In caso di trasmissione interoperativa tramite una diversa piattaforma di trasmissione riconosciuta ai sensi della corrispondenza con le autorità svizzere, la ricevuta può provenire anche dall’altra piattaforma.
Efficacia giuridica delle raccomandate IncaMail

L’efficacia giuridica dei messaggi IncaMail inviati e ricevuti mediante il tipo d’invio «Raccomandata» si rifà, nel singolo caso, alle norme di legge applicabili e alla prassi giudiziaria e amministrativa dell’ordinamento giuridico nazionale competente nel giudizio, ma anche a eventuali accordi privati esistenti. Al riguardo si rimanda anche a: https://www.bj.admin.ch/bj/it/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html. Il chiarimento accurato dell’efficacia giuridica e dell’ammissibilità di messaggi inviati per via elettronica nel singolo caso spetta esclusivamente al cliente.

Per la valutazione a livello giuridico relativamente alle raccomandate IncaMail è importante considerare quanto segue.

  • Le ricevute in PDF contengono tutti i dati rilevanti e sono provviste di firma elettronica della Posta.
  • In qualità di parte terza indipendente, la Posta può comprovare su richiesta in qualsiasi momento i dati della transazione mediante file di registro (tuttavia non il contenuto dell’invio).
  • Gli invii effettuati nell’ambito dell’OCE-PCPE sono disciplinati da questa ordinanza.

Segnaliamo che la cifratura end-to-end dei messaggi elettronici non è necessaria in conformità ai requisiti del Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP): un messaggio non cifrato può essere presente sulla piattaforma di trasmissione in forma non cifrata e dunque essere visionato dal fornitore di prestazioni o da un terzo incaricato, anche qualora ciò sia vietato. Le utenti e gli utenti che non intendono rischiare che i loro messaggi siano visionati devono rinunciare a utilizzare la piattaforma di trasmissione o cifrarli ulteriormente (ad es. con la chiave di creazione della firma pubblica della destinataria / del destinatario).