Elektronisches Einschreiben Vertrauliche Dokumente elektronisch versenden

Für den Versand von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten müssen Absender und Absenderinnen folgende Mindestanforderungen erfüllen:

• Registriertes IncaMail-Konto mit E-Mail-Verifikation
• Premium-Konto oder Geschäftskundenvertrag

• Nachrichten an Empfänger/-innen, die auf anderen anerkannten Zustellplattformen registriert sind, werden der entsprechenden Plattform zur Zustellung übergeben.
• Geschäftskunden können dank der Option «Auto-Accept» IncaMail-Nachrichten automatisch annehmen lassen.
• Ist eine IncaMail-Nachricht nicht zustellbar (z. B. weil sie vom Empfängersystem abgelehnt wurde), werden Absender/-in und Empfänger/-in in einem normalen E-Mail darüber informiert und der Status der Nachricht wird geändert.

Besitzer und Besitzerinnen eines IncaMail-Kontos haben die Möglichkeit, in den Einstellungen den Erhalt von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten zu blockieren. Der Empfang von eingeschriebenen Nachrichten kann über alle bestehenden Produktvarianten erfolgen.

Einmal angenommene Nachrichten können auch nach Ablauf der Frist von der Empfängerin / dem Empfänger geöffnet werden.

Die vom Bund verabschiedete Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV) und die Verordnung für die elektronische Übermittlung im Rahmen von Verwaltungsverfahren (VeÜ-VwV) (elektronische Übermittlung) verpflichtet Gerichte und Behörden, Eingaben elektronisch entgegenzunehmen und dazu eine sichere Zustellplattform einzusetzen. Ebenfalls können z. B. Anwälte oder Verfahrensbeteiligte melden, dass sie Entscheide elektronisch zugestellt haben möchten. IncaMail ist Ende 2010 vom Bund als sichere Zustellplattform anerkannt worden. Die zur Erfüllung der eGov-Verordnungen auf IncaMail vorgesehene Versandart ist «Einschreiben». Der Versand von Einschreiben ist für alle registrierten IncaMail-Benutzer/-innen möglich, die über ein Premium-Konto oder einen Geschäftskundenvertrag verfügen.

Das IncaMail-Einschreiben-Verzeichnis wird von IncaMail betrieben und kann nur von IncaMail-Nutzerinnen und -Nutzern eingesehen werden. IncaMail-Kundinnen und -Kunden haben somit die Möglichkeit, sich im Einschreiben-Verzeichnis von IncaMail zu registrieren und sich damit für andere Nutzer/-innen auffindbar zu machen. Jeder Nutzer / jede Nutzerin kann entscheiden, ob er / sie im Verzeichnis für IncaMail-Einschreiben registriert und auffindbar sein möchte. «Auffindbar sein» bedeutet, dass er / sie im Verzeichnis von anderen IncaMail-Usern gefunden werden kann.

Das eGov-Teilnehmerverzeichnis Schweiz wird vom Bundesamt für Justiz in der Schweiz betrieben. Es beinhaltet die E-Mail-Adressen aller Personen, die sich für digitale eGov-Einschreiben angemeldet haben. Nur mit einem Eintrag im eGov-Teilnehmerverzeichnis sind die eGov-Einschreiben gemäss dem Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepatement anerkannt (https://www.bj.admin.ch/bj/de/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html ). Der Eintrag erfolgt über die Einstellungen im IncaMail-Webinterface.

Hinweis: Auch ohne Eintrag im eGov-Teilnehmerverzeichnis können Sie digitale IncaMail-Einschreiben empfangen. Diese sind bis auf den Vermerk «eGov» identisch mit den eGov-Einschreiben inklusive digital signierter PDF-Quittungen. Wir empfehlen aber, bei der digitalen Kommunikation mit Behörden per Einschreiben nicht auf den Eintrag im eGov-Teilnehmerverzeichnis zu verzichten, da ohne diesen eine Behörde das Einschreiben nicht anerkennen muss.

Anmerkung zur Interoperabilität
Eingeschriebene IncaMail-Nachrichten werden mit anderen vom Bund anerkannten Plattformen interoperabel ausgetauscht. Sollte also eine Empfängerin / ein Empfänger eines Einschreibens auf einer anderen Plattform registriert sein, wird die Nachricht zur Zustellung an die andere Plattform übergeben. Sie erhalten als Absender wie gewohnt die digital signierten Versand- und Empfangsquittungen von IncaMail.

Sender/-in und Empfänger/-in erhalten als Bestätigung für digitale Einschreiben per IncaMail eine von der Schweizerischen Post signierte PDF-Quittung in separaten E-Mails. In diesen Quittungen wird der Lebenslauf eines Einschreibens kryptographisch sicher nachgewiesen. Im Gegensatz zu einer Quittung bei einem Brief-Einschreiben beweisen die Quittungen auch, dass ganz bestimmte Inhalte und Anhänge mit dem Einschreiben versendet wurden. Weder Quittungen noch Einschreiben werden auf IncaMail gespeichert, die Aufbewahrung ist Sache der Absender/-innen und Empfänger/-innen.

Folgende Quittungen werden erstellt und versendet:

• Abgabequittung: Die Nachricht ist auf IncaMail angekommen.
• Abholquittung: Die Empfängerin / der Empfänger hat die Nachricht angenommen.
• Verfallquittung: Die Annahmefrist ist ohne Aktivität der Empfängerin / des Empfängers abgelaufen.
• Annahmeverweigerungsquittung: Die Empfängerin / der Empfänger hat die Annahme verweigert.

Die Rechtswirkungen der mit der Versandart «Einschreiben» gesendeten und empfangenen IncaMail-Nachrichten richten sich im Einzelfall nach den anwendbaren Gesetzesvorschriften und der Gerichts- und Behördenpraxis der für die Beurteilung zuständigen nationalen Rechtsordnung sowie nach allenfalls bestehenden privaten Vereinbarungen. Siehe dazu auch https://www.bj.admin.ch/bj/de/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html.

Die sorgfältige Abklärung der Rechtswirkung und Zulässigkeit elektronisch übermittelter Nachrichten ist im Einzelfall ausschliesslich Sache des Kunden.

• Die PDF-Quittungen enthalten alle relevanten Daten und sind von der Schweizerischen Post elektronisch signiert.
• Die Schweizerische Post kann als unabhängige Dritte jederzeit auf Anfrage die Transaktionsdaten mittels Logdateien nachweisen (nicht aber den jeweiligen Sendungsinhalt).
• Übermittlungen, die im Rahmen von VeÜ-ZSSV stattfinden, richten sich nach dieser Verordnung.

Gemäss den Anforderungen des Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements (EJPD) weisen wir darauf hin, dass eine End-zu-End Verschlüsselung von elektronischen Nachrichten nicht erforderlich ist: Eine unverschlüsselte Nachricht kann auf der Zustellplattform unverschlüsselt vorliegen und damit von der Dienstanbieterin oder von durch sie beauftragten Dritten eingesehen werden, selbst wenn dies untersagt ist. Benutzer/-innen, die das Risiko einer Einsichtnahme nicht in Kauf nehmen können, müssen auf die Benutzung der Zustellplattform verzichten oder die Nachricht zusätzlich verschlüsseln (z. B. mit dem öffentlichen Signaturschlüssel der Empfängerin / des Empfängers).