Inviare un messaggio IncaMail Invio, tipi di invio e conferme di trasmissione

Per scrivere un messaggio con IncaMail, cliccare su «Scrivi».
Tipi di file e limiti di dimensione impostati dai destinatari

Possono essere allegati file di tutti i formati comunemente in uso. Per garantire la protezione delle persone a cui è destinato il messaggio, per l’invio tramite www.incamail.com non sono ammessi formati di file con codici eseguibili (programmi, macro, script). IncaMail consente di inviare messaggi fino a 30 MB, tuttavia la ricezione dipende dalla dimensione massima consentita dalla destinataria / dal destinatario. Occorre considerare inoltre che le dimensioni del messaggio inviato possono raddoppiare a causa della crittografia. Se il messaggio IncaMail che si intende inviare non può essere recapitato alla destinataria o al destinatario per via di un limite di dimensione si riceverà una notifica tramite e-mail. Perciò, in particolare per invii importanti o che devono essere ricevuti entro una determinata scadenza, come nel caso della corrispondenza giuridica (tipo di invio: raccomandata), la Posta consiglia di fissare il limite degli allegati a 10 MB. Con il Large File Transfer di IncaMail, le/i clienti con collegamento a un dominio (MGI) possono inviare file fino a 1 GB. I file spediti tramite Large File Transfer non vengono allegati direttamente al messaggio IncaMail e per questo incidono in minima parte sulle sue dimensioni. Ulteriori informazioni sull’invio di file di grandi dimensioni sono disponibili nella sezione «Clienti commerciali».
 
Selezione del tipo di invio
Scegliere il tipo d’invio desiderato cliccando sul pulsante corrispondente. Maggiori informazioni sui vari tipi di invio sono disponibili nella seguente rubrica «Tipi di invio».
 
Destinatari
È possibile inserire più destinatari, separandoli con «;» (punto e virgola) e lasciando uno spazio vuoto. Esempio: a@domain.ch; b@domain.ch.

Invio
Cliccare su «Invia» per inviare il messaggio. Dato che IncaMail non è una casella di posta, i messaggi inviati non vengono archiviati in una cartella «Inviati» e non è possibile cercarli. Per archiviarne una copia, utilizzare la funzione «Copia gratuita al mittente».

Copia gratuita al mittente
Se si desidera una copia per il proprio archivio, attivare l’opzione «Copia gratuita al mittente». L’e-mail inviata sarà recapitata gratuitamente e in modo confidenziale al proprio indirizzo e-mail. Nelle impostazioni, alla voce «Messaggi» è possibile modificare l’impostazione predefinita per questa opzione.

Messaggio confidenziale
Il messaggio viene trasmesso con crittografia ai destinatari o alle destinatarie; se lo si desidera, si può ricevere una conferma di trasmissione tramite e-mail. Per leggere l’e-mail confidenziale, la persona che riceve il messaggio deve aver effettuato la verifica con un codice di sicurezza inviato tramite e-mail. Le destinatarie e i destinatari con un contratto per clienti commerciali ricevono il messaggio sotto forma di e-mail standard mediante connessione crittografata e possono leggerla direttamente. Per la ricezione di un’e-mail confidenziale non è necessaria la verifica dell’indirizzo postale.

Messaggio personale
Il messaggio viene trasmesso con crittografia ai destinatari o alle destinatarie; se lo si desidera, si può ricevere una conferma di trasmissione tramite e-mail. Per leggere l’e-mail personale, le destinatarie o i destinatari devono aver effettuato la registrazione unica e avere almeno verificato il proprio indirizzo e-mail con l’apposito codice di attivazione; se non hanno ancora effettuato la registrazione a IncaMail, quando provano ad aprire l’e-mail personale saranno invitati a registrarsi. Per la ricezione di un’e-mail personale non è necessaria la verifica dell’indirizzo postale. Questi messaggi hanno un livello di sicurezza maggiore rispetto a quelli confidenziali poiché chi li riceve deve completare l’autenticazione a due fattori con il proprio account e-mail e la password IncaMail.

Raccomandata
Nel tipo d’invio «Raccomandata», a mittente e destinatario/a vengono recapitate delle ricevute in formato PDF con firma elettronica, comprovanti l’invio e la ricezione del messaggio. I messaggi devono essere accettati dalla persona a cui sono inviati entro sette giorni, altrimenti scadono. Per il calcolo dei termini di ritiro e di disponibilità conta ogni giorno, quindi anche sabati, domeniche e giorni festivi. È possibile inviare e-mail raccomandate a qualsiasi destinatario/a. Qualora questo tipo di invio venga utilizzato nell’ambito della comunicazione con le autorità svizzere, è necessario che le destinatarie o i destinatari abbiano fornito in precedenza il consenso alla ricezione. Il tipo di invio «Raccomandata» è conforme alla legislazione vigente. Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Raccomandata».

IncaMail consente ai clienti che hanno integrato il servizio nella propria infrastruttura di posta elettronica (Mail Gateway Integration - MGI) di inviare grandi quantità di dati tramite Large File Transfer. Con l’add-in IncaMail è possibile inviare fino a 1 GB di dati in modo sicuro tramite IncaMail.

Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Clienti commerciali».

Conferma di trasmissione
La/il mittente di un messaggio confidenziale o personale riceve di default una conferma di trasmissione per e-mail. La ricevuta viene emessa non appena l’e-mail è stata trasmessa al sistema del destinatario a conferma che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario, ma ciò non significa che sia stato effettivamente aperto. Nelle impostazioni è possibile indicare se si desidera ricevere la conferma di trasmissione o meno.

Ricevuta di spedizione e ricezione
Per il tipo d’invio «Raccomandata», a mittente e destinatario/a sono recapitate apposite ricevute. Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Raccomandata».

Il registro documenta tutti i messaggi inviati e ricevuti; non trattandosi di una casella di posta elettronica, non riporta indicazioni sul contenuto delle varie e-mail. Nel registro è inoltre possibile visualizzare lo stato del messaggio, dall’invio all’apertura, come segue.

• Pervenuto su IncaMail: il messaggio IncaMail è stato accettato dalla piattaforma, ma non è ancora stato trasmesso al sistema del destinatario. Se lo stato resta invariato per più di due ore, la/il mittente riceverà una notifica automatica dalla piattaforma. IncaMail tenta di effettuare il recapito per un massimo di 72 ore. Se il recapito non è riuscito neppure dopo 72 ore, il messaggio su IncaMail sarà eliminato, la/il mittente riceverà la notifica tramite e-mail e lo stato sarà mutato in «Non recapitabile».

• Elaborato: IncaMail ha elaborato il messaggio ed è in attesa che venga accettato dalla destinataria / dal destinatario.

• Recapitato: il messaggio IncaMail è stato ricevuto dal sistema del destinatario.

• Aperto: la destinataria / il destinatario ha aperto il messaggio IncaMail e lo ha letto tramite l’interfaccia web (stato non possibile per destinatari/e con contratto per clienti commerciali «Service Integration» e tipo di recapito «Confidenziale»; in tal caso lo stato resta «Recapitato»).

• Non recapitabile: non è stato possibile recapitare il messaggio IncaMail per diversi motivi, tra cui casella di posta piena, sistema del destinatario non raggiungibile, indirizzo e-mail sconosciuto. In tal caso la/il mittente riceve un avviso da IncaMail.
  

• Pervenuto sulla piattaforma di destinazione: una raccomandata eGov interoperabile viene inviata a un’altra piattaforma di recapito riconosciuta e da qui il messaggio viene recapitato alla destinataria o al destinatario.

• Accettato (automaticamente): lo stato «Accettato» indica che la destinataria o il destinatario ha accettato il messaggio IncaMail di tipo «Raccomandata».

• Rifiutato: lo stato «Rifiutato» significa che la destinataria o il destinatario ha rifiutato il messaggio IncaMail di tipo «Raccomandata».

• Scaduto: lo stato «Scaduto» significa che la destinataria o il destinatario non ha né accettato né rifiutato il messaggio IncaMail «Raccomandata» entro il termine di sette giorni e ora non può più aprirlo.

• Messaggio di sistema: dopo il recapito del messaggio, IncaMail ha ricevuto dal sistema di posta del destinatario un messaggio sullo stato della consegna, che viene inoltrato alla/al mittente tramite e-mail. Lo stato viene quindi impostato su «Messaggio di sistema». Per determinare lo stato del messaggio, osservare il contenuto del messaggio inoltrato.

• Eliminato: il messaggio è stato eliminato perché non ha superato la verifica di sicurezza (ad es. a causa di virus).
  

Per i clienti commerciali che hanno già integrato IncaMail nel loro client di posta elettronica (ad es. Outlook) il registro è accessibile direttamente su Outlook.

Per motivi regolatori o di politica commerciale, nei seguenti paesi è possibile ricevere ma non inviare messaggi IncaMail: