Avec Time4Patient, Habsburg Invest AG profite d’un programme complet de prestations informatiques entrant intégralement dans le cadre du service fourni. Les processus de traitement appliqués dans tous ses cabinets médicaux ont ainsi été très largement dématérialisés et standardisés.
Contexte et défis
La société Habsburg Invest AG gère des cabinets médicaux (généralistes) indépendants et permet aux médecins de se consacrer pleinement aux soins de leur patientèle en les délestant d’un maximum de tâches administratives. Dans ce cadre, elle a centralisé la gestion d’entreprise et les processus qui la sous-tendent.
Consciente des nombreux défis à relever et certaine de ne pas pouvoir satisfaire pleinement aux exigences à remplir dans le cadre d’un audit informatique, devenu plus strict avec l’arrivée du dossier électronique du patient, Habsburg Invest AG a décidé de renouveler entièrement son infrastructure informatique.
- Des charges de maintenance élevées en raison d’un environnement informatique hétérogène
Ayant acquis divers équipements au fil du temps, des terminaux finaux aux systèmes de stockage, en passant par les imprimantes, le cabinet disposait d’un environnement informatique disparate. Le réseau était en constant développement et il n’était pas possible d’en assurer une administration active. Par ailleurs, la documentation faisait cruellement défaut. - Des normes de sécurité insuffisantes
Le pare-feu en place protégeait le cabinet du monde extérieur, mais, sur le plan interne, il n’offrait aucune sécurité face à des menaces telles que des virus introduits par le biais de clés USB, d’appareils de laboratoire ou d’annexes à des e-mails. Les membres du personnel utilisaient les mêmes logins, ce qui empêchait tout contrôle de leurs saisies. - Un système d’information de la patientèle incompatible avec le cloud
Le système d’information de la patientèle utilisé auparavant était basé sur une solution client-serveur locale. De ce fait, les données étaient stockées et sauvegardées localement, avec une sauvegarde périodique sur un support de stockage externe. Pour prévenir la perte de données, il fallait protéger le serveur contre les coupures de courant. Chaque opération de modification et d’assistance était facturée à un taux horaire élevé, sur la base du temps passé. Il était donc impossible d’établir une planification des coûts. Pour des raisons stratégiques, le prestataire a cessé de développer le logiciel et une migration vers un produit de remplacement s’est avérée indispensable. - Manque de synergie entre les prestataires
Le fournisseur d’accès à Internet, le partenaire pour l’infrastructure, le fournisseur du logiciel du cabinet et les autres prestataires informatiques se renvoyaient systématiquement la balle quand survenaient des dérangements. La direction du cabinet devait donc passer beaucoup de temps à assurer leur coordination et manquait ainsi de disponibilité pour s’occuper de la patientèle.
La Solution
Le service Time4Patient est une solution globale conçue pour couvrir l’ensemble des besoins d’un cabinet médical. Avec les postes de travail de type «thin client», modernes et efficaces sur le plan énergétique, tous les appareils ont été entièrement renouvelés et alignés sur le même standard. Les données sont désormais uniquement stockées dans des emplacements centralisés. La gestion des droits d’accès du personnel est elle aussi centralisée et les terminaux finaux sont régulièrement actualisés comme il se doit grâce aux mises à jour automatiques. L’administration des réseaux LAN et WLAN répond aux exigences de sécurité les plus strictes, car seuls les appareils dûment autorisés peuvent communiquer dans le réseau. Les appareils de laboratoire, souvent plus exposés aux attaques, sont intégrés dans un réseau indépendant, séparément des stations de travail. Le réseau fait l’objet d’une surveillance centralisée et les problème sont ainsi décelés au plus tôt. La gestion des impressions pour les imprimantes multifonction, de bureau et de production des étiquettes permet d’assurer le réapprovisionnement en toner selon les besoins et en temps utile.
La pièce maîtresse de Time4Patient est le logiciel d’information de la patientèle «amétiq siMed», développé par amétiq. Les antécédents des patientes et des patients y sont enregistrés pour pouvoir être dûment pris en compte et les principaux processus sont dématérialisés. Ils comprennent notamment la saisie et la facturation des prestations, la fixation des rendez-vous, la gestion des commandes en produits pharmaceutiques, l’eCheck-in ainsi que l’enregistrement et la transmission de données de laboratoire internes et externes, tout comme le transfert automatique sécurisé des comptes rendus à d’autres prestataires.
L’utilisation d’amétiq siMed dans le cloud permet aussi d’utiliser l’outil en télétravail (p. ex. pour les comptes rendus) et lors de visites à domicile, avec l’application pour smartphone ou tablette. La migration des données de l’ancien logiciel vers amétiq siMed a été effectuée de manière structurée au cours d’un long week-end afin de ne pas interrompre le fonctionnement du cabinet.
Dans les cas de dérangements ou de demandes d’adaptations, c’est le Service Desk central qui est l’interlocuteur pour tous les problèmes informatiques, et qui coordonne les différents partenaires intervenant en arrière-plan. Si le problème ne peut être résolu dans le cadre d’une opération de maintenance à distance, un service local peut intervenir rapidement partout en Suisse.
La seule condition à remplir pour mettre en place Time4Patient étant de disposer d’un réseau moderne, rapide et conforme aux spécifications (câblage), il a fallu changer celui dont disposait le cabinet. Comme la disponibilité de la connexion à Internet est absolument indispensable dans ce type d’installation, deux fournisseurs d’accès indépendants, avec deux technologies différentes (fibre optique et cuivre), ont été sélectionnés pour que les perturbations du réseau soient sans effet au niveau du cabinet. Naturellement, la disponibilité des connexions à Internet est surveillée en permanence et, en cas de panne, le signalement du problème est transmis à l’échelon supérieur pour résolution.
Les coûts initiaux comprenaient:
- le changement intégral du câblage, qui a dû être effectué avant la migration sur le système Time4Patient;
- l’installation de l’infrastructure (réseau, stations de travail, etc.);
- les frais de migration et de formation pour le logiciel d’information de la patientèle.
Tous les autres frais (matériel, licences de logiciels et assistance) sont facturés mensuellement, à prix fixes, par poste de travail, ce qui facilite la planification des coûts.
«Time4Patient nous permet d’obtenir toutes les prestations informatiques d’un seul tenant, grâce à un programme clé en main, et de nous consacrer entièrement aux soins à dispenser à la patientèle»
Oliver Degischer, propriétaire de la société Habsburg Invest AG
Bilan de la migration
Après l’installation du nouveau câblage dans le cabinet, la migration vers Time4Patient a pu être effectuée rapidement durant un long week-end, avec seulement un jour d’interruption de l’exploitation. Le cabinet médical dispose maintenant d’une infrastructure bien documentée et d’une gestion du réseau professionnelle, avec un stockage centralisé des données. Il est désormais prêt pour l’intégration du dossier électronique du patient. C’est Time4Patient qui répond intégralement du fonctionnement sans faille, de l’assistance et des audits informatiques. Time4Patient propose le paquet «zéro souci», qui permet au cabinet médical de se consacrer pleinement à son cœur de métier, la prise en charge de la patientèle, en ayant l’assurance que l’ensemble des directives de sécurité sont respectées.
