Mit Time4Patient hat die Habsburg Invest AG ein komplettes Informatikpaket eingeführt, mit dem sie die Informatikdienstleistungen vollständig als Service einkauft. So werden Behandlungsprozesse in Ihren Gesundheitspraxen weitestgehend digitalisiert und über alle Praxen standardisiert.
Ausgangslage und Herausforderungen
Die Habsburg Invest AG betreibt eigenständige (Haus-)Arztpraxen und ermöglicht es den Ärztinnen und Ärzten, sich vollständig ihren Patientinnen und Patienten zu widmen, indem sie sie möglichst von administrativen Aufgaben befreit. Die Unternehmensführung und die unterstützenden Prozesse werden zentral erbracht.
Aufgrund der zahlreichen Herausforderungen und der Gewissheit, ein durch das elektronische Patientendossier verschärftes IT-Audit nicht ohne Beanstandungen zu bestehen, hat die Habsburg Invest AG beschlossen, eine Gesamterneuerung der ICT-Infrastruktur anzugehen.
- Hoher Unterhaltsaufwand wegen heterogener IT-Landschaft
Die Praxis hatte eine historisch gewachsene, heterogene Landschaft von Endgeräten, Druckern und Speicherlösungen. Das Netzwerk wurde laufend erweitert und konnte nicht aktiv verwaltet werden. Die Dokumentation fehlte komplett. - Ungenügende Sicherheitsstandards
Die bestehende Firewall schützte die Praxis gegen die Aussenwelt. Innerhalb der Praxis war die Firewall jedoch anfällig auf Bedrohungen wie Viren, die via USB-Sticks, Laborgeräte oder E-Mail-Anhänge eingeschleust wurden. Mitarbeitende verwendeten die gleichen Logins, was ein Auditieren ihrer Eingaben verhinderte. - Nicht cloudfähiges Patienteninformationssystem
Das frühere Patienteninformationssystem basierte auf einer lokalen Client-Server-Lösung. Deshalb gab es eine lokale Datenhaltung mit lokalem Backup und periodischem Backup auf einen externen Speicher. Um Datenverlust zu vermeiden, musste der Server gegen Stromunterbrüche abgesichert werden. Jeder Change und Support wurde gemäss Aufwand mit hohem Stundensatz abgerechnet, was eine Kostenplanung verunmöglichte. Der Anbieter entwickelte die Software aus strategischen Gründen nicht mehr weiter und eine Migration zu einem Nachfolgeprodukt drängte sich auf. - Mangelndes Zusammenspiel der Anbieter
Internetprovider, Infrastrukturpartner, Praxissoftwareanbieter und weitere Softwarelieferanten spielten bei Störungen den Ball jeweils den anderen zu. Die Praxisleitung musste daher zeitaufwändig die Provider koordinieren und konnte sich währenddessen nicht um die Patientinnen und Patienten kümmern.
Die Lösung
Der umfassende Service Time4Patient ist eine Lösung, die sämtliche Bedürfnisse einer Praxis abdeckt. Mit den modernen, energieeffizienten Thin-Client-Arbeitsplätzen wurden alle Geräte gesamterneuert und auf den gleichen Standard gebracht. Die Daten werden nur noch auf zentralen Speicherorten gehalten. Die Mitarbeitendenberechtigungen werden zentral verwaltet und die Endgeräte laufend im Hintergrund mit den notwendigen Updates aktualisiert. Die Netzwerkverwaltung im LAN und WLAN entspricht den höchsten Sicherheitsanforderungen, denn nur autorisierte Geräte können im Netzwerk kommunizieren. Laborgeräte, die häufig anfälliger auf Angriffe sind, werden getrennt von den Arbeitsstationen in einem unabhängigen Netzwerk eingebunden. Das Netzwerk wird zentral überwacht und Probleme rechtzeitig erkannt. Das Druckmanagement für die Multifunktions-, Arbeitsplatz- und Etikettendrucker sorgt dafür, dass Toner bedarfsgerecht und rechtzeitig nachgeliefert werden.
Das Kernstück bildet die Patienteninformationssoftware «amétiq siMed» von amétiq. Darin werden die Krankengeschichten der Patientinnen und Patienten verwaltet und die wichtigsten Prozesse digitalisiert. Leistungserfassung und -abrechnung, Terminvereinbarung, Apothekenbestellwesen, eCheckin und Aufnahme und Übermittlung von internen und externen Labordaten gehören ebenso dazu wie der automatisierte, sichere Berichtstransfer zu weiteren Leistungserbringern.
Der Betrieb von amétiq siMed in der Cloud erlaubt es auch, das Tool im Homeoffice zu nutzen (z. B. für Berichte) und bei Hausbesuchen via Smartphone oder Tablet App darauf zuzugreifen. Die strukturierte Datenmigration von der bisherigen Praxissoftware auf amétiq siMed erfolgte über ein langes Wochenende und ermöglichte einen unterbruchsfreien Betrieb.
Der zentrale Service Desk fungiert bei allfälligen Störungen oder gewünschten Anpassungen als Ansprechpartner für alle IT-Probleme. Er koordiniert die verschiedenen Partner im Hintergrund. Kann das Problem nicht durch eine Fernwartung gelöst werden, gibt es einen raschen, schweizweiten Vor-Ort-Service, um lokal zu intervenieren.
Die einzige Voraussetzung für die Einführung von Time4Patient ist ein modernes, schnelles Netzwerk (Verkabelung) gemäss Vorgaben. Dieses musste in der Praxis erneuert werden. Da bei diesem Setup die Verfügbarkeit der Internetverbindung kritisch ist, wurden zwei unabhängige Internetprovider und Technologien (Glasfaser und Kupfer) gewählt, um Netzstörungen für die Praxis unbemerkt abzufangen. Selbstverständlich wird die Verfügbarkeit der Internetanschlüsse im Hintergrund überwacht und bei einem Ausfall wird das Problem eskaliert.
Die anfänglichen Kosten setzten sich zusammen aus:
- Der Erneuerung der Verkabelung, die vor der Migration zum Time4Patient-Setup durchgeführt werden musste
- Aufsetzen der Infrastruktur (Netzwerk, Installation Arbeitsstationen usw.)
- Migrations- und Schulungsaufwand der Patienteninformationssoftware
Sämtliche weiteren Aufwände (Hardware, Softwarelizenzen und Support) werden auf einer monatlichen Basis pro Arbeitsplatz zu Fixpreisen verrechnet und ermöglichen eine einfache Kostenplanung.
«Time4Patient ermöglicht uns, sämtliche IT-Dienstleistungen in Form eines «Sorglos-Pakets» sicher aus einer Hand zu beziehen und uns vollständig auf die Patientenversorgung zu konzentrieren.»
Oliver Degischer, Inhaber Habsburg Invest AG
Fazit der Migration
Nach der Erneuerung der Praxis-Verkabelung konnte Time4Patient rasch an einem langen Wochenende und mit nur einem Tag Unterbruch des Betriebs migriert werden. Die Praxis verfügt nun über eine gut dokumentierte Infrastruktur sowie über ein professionelles Netzwerk-Management mit zentraler Datenhaltung. Sie ist nun auf die Integration des elektronischen Patientendossiers vorbereitet. Time4Patient ist vollständig für den reibungslosen Betrieb, den Support und die IT-Audits verantwortlich. Time4Patient bietet das Sorglos-All-Inclusive-Packet an, dank dem sich die Praxis auf ihre Kernaufgabe – die Patientenbetreuung –konzentrieren kann. Und dies im Wissen, dass sämtliche Sicherheitsvorgaben eingehalten werden.
