Distinta di paga con un clic: sì, ma codificata!

Signor Bogdan, l’invio di distinte di paga tramite e-mail codificate è una procedura onerosa. Perché il personale HR dovrebbe scegliere questa modalità?

Il mito secondo cui la codifica è complicata è difficile da sfatare. Questa «leggenda» infatti origine negli anni Novanta, quando le procedure di codifica erano sì affidabili, ma non troppo intuitive e facili da usare. Per questo motivo non venivano impiegate nel normale traffico e-mail tra utenti. Oggigiorno la Posta svizzera dispone di una procedura basata sulla tecnologia SAFE brevettata da IncaMail, che riduce la codifica e la decodifica a un semplice clic del mouse ed è ormai utilizzata da 1,8 milioni di utenti soddisfatti.

Come mai la codifica delle e-mail è particolarmente importante nelle risorse umane?

I reparti HR devono affrontare diverse sfide: hanno a che fare in ogni momento con dati personali, che richiedono particolare protezione, inoltre scambiano regolarmente e-mail con il personale. E proprio data questa combinazione si applicano regolamenti severi: la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e il regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR) dispongono chiaramente che l’invio elettronico di dati personali o relativi a persone deve avvenire solo in forma protetta. In caso di violazioni, sono applicabili sanzioni elevate che, tra le altre cose, comportano un danno di immagine.

Oltre alla trasmissione sicura, quali vantaggi offre l’invio di distinte di paga digitali?

L’invio digitale di distinte di paga con IncaMail è più conveniente dell’80-90% rispetto all’invio tradizionale, perché vengono meno i costi per la stampa, le buste e l’invio in formato cartaceo. Così l’azienda non solo può risparmiare, ma anche proteggere l’ambiente e impiegare il tempo guadagnato in modo più efficiente, magari per il reclutamento o la gestione dei talenti.

Che beneficio ne traggono collaboratrici e collaboratori?

Il personale non deve effettuare l’accesso a un portale aziendale separato né aspettare il recapito della distinta di paga: nel giro di pochi secondi riceve i documenti nella propria mailbox e può accedervi in qualunque luogo si trovi. Così la mailbox privata diventa al contempo un archivio per le distinte di paga. E se ad esempio una collaboratrice o un collaboratore lasciano l’azienda, i documenti rimangono sempre a disposizione.

A cosa devono prestare attenzione i professionisti delle risorse umane nell’acquisto di un servizio di codifica delle e-mail? E quali criteri devono obbligatoriamente essere soddisfatti?

È importante poter inviare in pochi passaggi i documenti direttamente dal sistema di contabilità salariale. Per il personale deve essere possibile ricevere e aprire i documenti protetti in modo facile, intuitivo e comprensibile. Ancora, il fornitore del servizio di codifica delle e-mail deve essere affidabile e riconosciuto: un esempio è il servizio IncaMail della Posta svizzera.

Perché conviene integrare IncaMail nel processo salariale esistente?

IncaMail gode già oggi della fiducia di un’ampia fetta di popolazione: per questo anche Qualipet, Kärcher GmbH, il Cantone di Lucerna, oltre a tante altre aziende e autorità, usano IncaMail per l’invio semplice e rapido di distinte di paga. IncaMail può essere facilmente integrato nel client di posta elettronica esistente come Outlook o nel software aziendale, ad esempio SAP o Abacus. La Posta svizzera fornisce inoltre assistenza ai suoi clienti con suggerimenti pratici di comunicazione, modelli e liste To-do. A questo punto non c’è nulla che impedisca di effettuare invii in modo efficiente e soprattutto codificato.

Volete saperne di più su IncaMail? Saremo lieti di fornirvi una consulenza personalizzata.

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