Con IncaMail verso un ufficio senza carta «Potremmo allestire un portale HR attraverso cui il personale possa accedere in modo autonomo ai documenti relativi al salario e ad altre informazioni»

Inviare documenti come le distinte di paga in formato cartaceo è 
dispendioso sia in termini di costi che di tempo. Con IncaMail la Posta  promuove la digitalizzazione e spiana la strada per un ufficio senza carta. Il nostro esempio dell’azienda «Fittizia SA» dimostra in che modo con IncaMail i reparti HR possano risparmiare risorse, costi e tempo sul lungo periodo.

Stampare, imbustare e inviare fisicamente distinte di paga? Per molte aziende e organizzazioni è una pratica ancora in uso, anche nell’era digitale, come nel caso di «Fittizia SA». Per Hans Meier, responsabile del personale dell’azienda, è una bella gatta da pelare. Infatti, non è sicuramente sostenibile stampare, affrancare, portare alla Posta e infine recapitare molti fogli di carta ogni mese, per quasi 1000 membri del personale. A prescindere dall’aspetto ecologico, i costi di carta, toner e spese di porto vanno a sommarsi nel corso dell’anno ai costi ordinari. Senza considerare che col tempo stampanti e imbustatrici sono sempre più soggette a guasti. Cosa fare quindi per ottimizzare il processo e i canali di comunicazione? Esternalizzare stampa e invio? Oppure puntare su una soluzione digitale, anche alla luce dell’aumento dei prezzi di materie prime ed energia? Seguiamo il responsabile del personale Hans Meier e la sua collaboratrice Carla Maggio nel processo decisionale.

«Potremmo allestire un portale HR attraverso cui il personale possa accedere in modo autonomo ai documenti relativi al salario e ad altre informazioni», propone Carla Maggio. «Ma è un progetto informatico complesso. E comporta anche la gestione di una gran quantità di dati sensibili», replica Hans Meier. «L’80% del nostro organico lavora al montaggio e non ha accesso a un portale del genere sul posto di lavoro. Per far sì che venga accettato dovremmo fornire un’accurata formazione. E con il personale temporaneo la cosa è alquanto difficile». «E se inviassimo le distinte di paga agli indirizzi e-mail privati di collaboratrici e collaboratori?», propone Carla Maggio. «Naturalmente sarebbe importante poter inviare in modo pratico i documenti direttamente dal nostro sistema di contabilità salariale. E chiaramente, per il personale dovrebbe essere facile ricevere e aprire i documenti protetti. Anche dai dispositivi mobili». Esita. «Ma in tal caso, ci è consentito inviare dati sensibili via e-mail?».

Ottima domanda: la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR) prescrivono chiaramente che i dati personali possono essere inviati elettronicamente solo in forma protetta. Se un’azienda viola questo principio è passibile di gravi sanzioni.

A quel punto i due iniziano a esaminare i costi dell’invio cartaceo delle distinte di paga e alla fine stimano oltre 12’000 franchi all’anno. Come ridurre questa voce di spesa?

Il team Meier-Maggio fa approfondite ricerche. Protezione dei dati, sostenibilità, incremento dell’efficienza, risparmio sui costi e facilità di utilizzo da parte del personale: sono questi gli aspetti che inducono Fittizia SA a scegliere IncaMail, il servizio di codifica di e-mail della Posta.

Con IncaMail i contenuti inviati non sono visibili a terzi. Basta un clic per codificarli secondo lo standard internazionale tramite la tecnologia brevettata SAFE e impedire che vengano salvati in modo permanente da qualche parte. Il personale riceve la propria distinta di paga direttamente sul proprio indirizzo e-mail privato sotto forma di e-mail sicura e firmata elettronicamente. La spedizione e la ricezione dei messaggi IncaMail sono sempre documentate dalla Posta in modo tracciabile. IncaMail è ufficialmente riconosciuta dal Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) come piattaforma di recapito sicura.

Per Fittizia SA un altro punto a favore è che il passaggio al recapito elettronico con IncaMail non richiede un progetto informatico dispendioso. Grazie alle interfacce flessibili IncaMail può essere impiegato direttamente da software aziendali come SAP, Abacus o Microsoft Dynamics.

In questo modo bastano un paio di giorni per implementare il servizio per l’invio in grandi quantità dal software aziendale. La Posta mette gratuitamente a disposizione istruzioni, modelli e liste di controllo per informare e istruire il personale. A questo punto non c’è nulla che impedisca di effettuare invii in modo efficiente e codificato.

Per il personale di Fittizia SA la soluzione è davvero pratica: non è necessario che il personale si colleghi a un portale aziendale separato, ma ha accesso sempre e ovunque e può archiviare le distinte di paga nella propria casella di posta.

E i costi? Hans Meier e Carla Maggio controllano nuovamente tutto da cima 
a fondo: esclusi i costi di configurazione è previsto solo un piccolo forfait annuo per ogni collaboratrice e collaboratore. Venendo meno stampa, imballaggio e invio fisico riescono a risparmiare il 60% dei costi.