Les décomptes de salaire en un seul clic − oui, mais cryptés!

Monsieur Bogdan, envoyer des décomptes de salaire au moyen d’e-mails cryptés, c’est quand même pénible. Pour quelles raisons les spécialistes RH devraient-ils le faire?

Cette idée selon laquelle le cryptage est compliqué a la vie dure. Elle est apparue dans les années 1990, lorsque les méthodes de cryptage standardisées étaient certes sûres, mais n’étaient ni simples à utiliser, ni conviviales pour les utilisatrices et les utilisateurs. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle ces méthodes ne se sont pas imposées dans les échanges d’e-mails classiques. De nos jours, avec la technologie brevetée SAFE d’IncaMail, la Poste a recours à un procédé qui réduit le cryptage et le décryptage à un simple clic et qui est désormais utilisé avec succès par 1,8 millions d’utilisatrices et d’utilisateurs.

Pourquoi est-ce particulièrement important de crypter les e-mails dans le domaine des ressources humaines?

Les services RH sont sollicités pour plusieurs raisons: ils gèrent en permanence des données personnelles, et notamment des données sensibles. En outre, ils échangent régulièrement par e-mail des informations avec les membres du personnel. Et c’est précisément la combinaison de deux aspects soumis à une réglementation stricte: la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Ces textes disposent clairement que l’envoi électronique de données personnelles ne peut se faire que sous une forme protégée. Si cette règle n’est pas respectée, de lourdes sanctions peuvent être prises – et cela peut nuire à l’image de l’entreprise.

Outre la transmission sécurisée, quels avantages y a-t-il à envoyer les décomptes de salaire par e-mail?

L’envoi des décomptes de salaire avec IncaMail permet de réaliser 80 à 90% d’économies par rapport à l’envoi traditionnel par courrier. En effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer, de mettre sous pli et d’envoyer les décomptes par courrier. L’entreprise peut non seulement de réaliser des économies, mais également préserver l’environnement et utiliser le temps ainsi libéré de manière plus efficace ailleurs, par exemple pour le recrutement ou la gestion des talents.

Et quels sont les avantages pour les membres du personnel?

Les membres du personnel n’ont pas besoin de se connecter à un portail d’entreprise distinct ou d’attendre la distribution de leur décompte de salaire – en quelques secondes, ils reçoivent leurs documents dans leur boîte aux lettres électronique personnelle et y accèdent indépendamment du lieu où ils se trouvent. La boîte aux lettres électronique privée devient en même temps une sorte d’archive pour les décomptes de salaire. Si une collaboratrice ou un collaborateur quitte l’entreprise, les documents restent disponibles à tout moment.

À quoi les professionnels des ressources humaines doivent-ils être attentifs lors de l’achat d’un système de cryptage des e-mails? Quels critères obligatoires, un tel système doit-il remplir?

Il est important que les documents soient envoyés directement depuis le système utilisé pour la comptabilité des salaires, et en quelques étapes. La réception et l’ouverture des documents protégés doivent être simples, clairs et compréhensibles pour tous les membres du personnel. En outre, le fournisseur du service de cryptage des e-mails doit être digne de confiance et reconnu, comme l’est le service IncaMail de la Poste.

Pour quelles raisons cela vaut-il la peine d’intégrer IncaMail dans un processus de décompte de salaires existant?

IncaMail bénéficie déjà de la confiance du grand public – c’est pourquoi Qualipet, Kärcher GmbH, le canton de Lucerne et bien d’autres entreprises et autorités utilisent également IncaMail pour envoyer les décomptes de salaire de manière sûre et simple. IncaMail s’intègre facilement dans les clients de messagerie existants, tels qu’Outlook, ou dans des logiciels d’entreprise, comme SAP ou Abacus. En outre, la Poste met à disposition des conseils pratiques en matière de communication, des modèles et des listes de tâches afin d’aider ses clientes et ses clients, qui n’ont donc plus aucune raison de ne pas opter pour un envoi efficace et surtout chiffré de leurs décomptes de salaire.

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