Die Umfrage von «Myni Gmeind» zur Digitalisierung 2024 zeigt: Genügend personelle und finanzielle Ressourcen sind für die Gemeinden zentrale Voraussetzungen für die digitale Transformation. Gleichzeitig zweifeln sie daran, ob sie genau diese Ressourcen zur Verfügung haben. Das scheint sie von der Digitalisierung abzuhalten: 59 Prozent bezeichnen sich in der Studie als digitale «Nachzügler».
Effiziente Verwaltung, zufriedene Bürger
E-Government muss allerdings kein Mammutprojekt sein, wie das Beispiel Salgesch zeigt. «Wir haben die Umstellung auf digitale Prozesse mit verhältnismässig wenig Aufwand geschafft», sagt Gemeindeschreiber Stefan Schmidt. Seit nunmehr drei Jahren ist die Verwaltung des Walliser Dorfs mit seinen rund 1700 Einwohnerinnen und Einwohnern fast komplett digitalisiert.
Konkret heisst das: Die physische Post wird eingescannt, E-Mails werden in PDFs umgewandelt. Die Weiterverarbeitung und Archivierung wird rein digital abgewickelt. Zudem funktioniert der Kreditorenworkflow papierlos. Gleichzeitig wurden auch Bürgerservices digitalisiert: Neu steht den Salgescherinnen und Salgeschern ein Onlineschalter zur Verfügung. Dort können sie eine Wohnsitzbestätigung beantragen, einen Wegzug melden oder eine Adressänderung mitteilen. Auch diese Anfragen wickelt die Gemeinde digital ab. Lange Wartezeiten, um über die Archiv-Verantwortliche an die nötigen Dokumente für die Bearbeitung zu gelangen, sind passé. Genauso wie unzählige Ordner voller Papier. «Alles in allem sind wir effizienter geworden und die Bürgerinnen und Bürger zufriedener», schätzt Schmidt die Wirkung ein.
E-Government Express
Doch welche Ressourcen hat Salgesch konkret für die digitale Transformation benötigt? Stefan Schmidt zählt auf:
- Faktor Zeit: Das Projekt Digitalisierung dauerte ein Jahr. «Für eine grundlegende Veränderung ist das sehr schnell», sagt Schmidt. Die Schulung der Mitarbeitenden für den Einsatz der neuen digitalen Tools fand tageweise einzeln statt und nahm insgesamt eine Woche in Anspruch.
- Faktor Mensch: Salgesch setzte die digitale Transformation mit den bestehenden, insgesamt sechs Mitarbeitenden um. «Sie alle waren von Anfang an motiviert und offen für Neues», nennt Schmidt die wohl zentralste Voraussetzung für die Digitalisierung. Für die Umsetzung baute der Gemeindeschreiber auf dem Wissensstand jeder einzelnen Person auf. Externes Know-how brauchte er trotzdem. «Mir war klar: Ich packe die Digitalisierung erst an, wenn es eine ähnlich grosse Gemeinde gibt, die dies bereits getan hat.» Mit der Gemeinde Leuk wurde er fündig – und tauschte sich rege mit den Verantwortlichen aus. «Ausserdem stand ich mit dem Regions- und Wirtschaftszentrum Oberwallis und unserem IT-Verantwortlichen in Kontakt. Mit beiden konnte ich zum Beispiel diskutieren, welche Informationssicherheitslösungen für die Gemeinde Salgesch sinnvoll sind.»
- Faktor Technologie: Die neue Softwarelösung stammt von der Dialog Verwaltungs-Data AG, einer E-Government-Spezialistin der Post. «Die im Software-Paket integrierten Hilfsmittel, zum Beispiel das Buchhaltungs-Tool, helfen bei der Strukturierung der Arbeitsabläufe, bieten eine zentrale und organisierte Ablage und ermöglichen die Regelung von Zugriffsrechten. Das erhöht die Datensicherheit», erklärt Schmidt. Neben der Software schaffte sich die Gemeinde Salgesch auch einen neuen Drucker im Leasing an, der die eingescannten PDF-Dokumente durchsuchbar und somit für die Archivierung nützlich macht.
- Faktor Finanzen: Die Digitalisierung kostete Salgesch ca. 80 000 Franken. «Damit kamen wir sehr gut weg», ordnet Schmidt ein. «Dieser verhältnismässig tiefe finanzielle Aufwand war nur möglich, weil das Software-Package aus einer Hand kam – somit hatten wir keinerlei Probleme mit Schnittstellen.» Zudem war die Verwaltung der Gemeinde Salgesch in Sachen Hardware-Infrastruktur (PCs, Bildschirme, Kabel) zu diesem Zeitpunkt bereits gut ausgerüstet.
So klappt der Kulturwandel in Ihrer Gemeinde
Damit die Digitalisierung gelingt, braucht es ausreichend Personal. Dieses muss allerdings auch motiviert und offen für Neues sein. So klappt der Kulturwandel in Ihrer Gemeinde. Jetzt acht Tipps herunterladen, die Ihnen dabei helfen können: