Accessibile per tutti
La digitalizzazione delle risorse umane è alla portata di qualsiasi amministrazione, comunale, cantonale o federale. «120 comuni e 110 aziende di vari settori utilizzano le nostre soluzioni HR o ci delegano questa attività», spiega Christian Kohli, la cui impresa opera principalmente nella Svizzera romanda e si sta ora aprendo al mercato di lingua tedesca. «Sul mercato svizzero c’è una forte domanda di esternalizzare e dematerializzare i processi HR. E i vantaggi sono notevoli, in particolare per le amministrazioni».
Addio ai pesanti processi amministrativi
La gestione dei salari è una funzione chiave delle risorse umane. Soggetta alle modifiche normative e alle certificazioni (ad es. Suissedec 5.0), è un’attività impegnativa e complessa. «Sempre più enti pubblici vogliono liberarsi completamente da obblighi gestionali e normativi di questo tipo, che richiedono molto tempo e numerose competenze. In quelli di dimensioni assai ridotte tali compiti sono espletati da una persona cui competono altre funzioni. A partire da un organico di 30-40 collaboratrici e collaboratori, invece, è probabile che un’amministrazione pubblica abbia bisogno di qualcuno a tempo pieno per occuparsene. Affidare la gestione a una soluzione software consente di lasciare spazio e tempo al proprio lavoro o ad altre mansioni più importanti».
Beneficiare di un’unica interfaccia
«I salari sono un po’ come la colonna vertebrale delle HR. Tanti sono infatti gli aspetti cui sono legati: congedi e assenze, conteggio delle spese e delle ore, dossier personali, valutazioni e obiettivi». Per Christian Kohli, il vantaggio di una soluzione digitalizzata consiste nell’avere un unico portale di gestione in cui sono centralizzate in tempo reale tutte le informazioni. Una situazione win-win per tutti: le HR dispongono di informazioni aggiornate e di una panoramica globale e il personale di una sola piattaforma contenente le preziose informazioni che lo riguardano. I processi che richiedono molto tempo vengono rivisti e riorganizzati. La soluzione digitale semplifica notevolmente la gestione e l’interazione di tutte le procedure amministrative concernenti le HR.
Christian Kohli, CEO di Groupe T2i
Fruire di servizi su misura
Groupe T2i propone un’offerta modulare dedicata alla risorse umane denominata «HR Café». «Ogni cliente ha le sue esigenze. Una grande amministrazione necessita di un grosso apparato per le risorse umane, una piccola è probabilmente interessata soprattutto alla gestione delle paghe», precisa il CEO. «I clienti iniziano spesso con un primo modulo, il più delle volte per la gestione dei salari. Ben presto però si rendono conto dei vantaggi che apporta e ne chiedono altri. Questo approccio modulare si adatta a tutti i tipi di clienti. Il nostro ruolo è aiutarli a introdurre il processo adatto alle loro esigenze e a gestire al meglio gli aspetti delle HR».
Maggiore comodità
«Esiste uno stretto legame fra l’autonomizzazione delle attività amministrative e l’impatto sulla qualità di interazione delle HR con il personale», sottolinea l’esperto di Groupe T2i. «Prendiamo ad esempio la gestione dei conteggi delle spese. Scattare foto degli scontrini al termine di un pranzo o una cena di lavoro e inviarle direttamente al sistema di gestione delle HR è molto più semplice e meno dispendioso che accumulare in tasca ricevute cartacee e trascriverle manualmente alla fine del mese. La semplificazione dei processi e delle procedure è al centro dei vantaggi della digitalizzazione per il settore pubblico».
Protezione dei dati
I dati HR sono informazioni personali ai sensi della Legge sulla protezione dei dati. In alcuni casi sono addirittura sensibili. «Il loro trattamento deve essere conforme alla legge e sicuro sia per le aziende sia per il personale», aggiunge Christian Kohli. «Fissiamo gli obblighi di sicurezza prima di configurare soluzioni e architetture. I moduli prevedono anche un sistema di protezione molto preciso che definisce scrupolosamente chi ha accesso a cosa». I dati devono essere ospitati in Svizzera, su server perfettamente sicuri per evitare accessi fraudolenti.