Secondo i risultati del sondaggio di «Myni Gmeind» del 2024 sulla digitalizzazione, da un lato i Comuni ritengono che disporre di sufficienti risorse in termini finanziari e di personale sia un presupposto indispensabile per la trasformazione digitale, dall’altro però non sono certi di possederle. E questo sembra scoraggiare i loro progetti di digitalizzazione: il 59% dei Comuni che hanno partecipato all’indagine dichiara infatti di essere «in ritardo» in questo contesto.
Amministrazione efficiente, popolazione soddisfatta
L’esempio di Salgesch dimostra che l’e-government non deve per forza essere un progetto mastodontico. «Siamo riusciti a effettuare il passaggio ai processi digitali con relativamente pochi sforzi», racconta Stefan Schmidt, segretario comunale. E così, da ormai più di tre anni, l’amministrazione di questo paesino del Vallese di circa 1700 abitanti è quasi completamente digitalizzata.
Nel concreto ciò significa che la corrispondenza cartacea viene scansionata e le e-mail sono convertite in file PDF, in modo da consentire che l’ulteriore elaborazione e l’archiviazione siano del tutto digitali. Inoltre, il workflow fatture funziona senza carta e sono stati digitalizzati anche vari servizi per la cittadinanza: adesso gli e le abitanti di Salgesch hanno infatti a disposizione uno sportello online, dove possono richiedere un certificato di domicilio, notificare un trasferimento o comunicare un cambio di indirizzo. Anche queste richieste vengono gestite in maniera completamente digitale dal Comune. Così, le lunghe attese per cercare negli archivi i documenti necessari all’elaborazione delle pratiche ormai sono solo un lontano ricordo, proprio come i raccoglitori strapieni di scartoffie. «Nel complesso siamo diventati più efficienti e la cittadinanza è più soddisfatta», dichiara Schmidt parlando dell’effetto delle misure applicate.
E-government express
Ma nel concreto quali risorse sono servite al Comune di Salgesch per attuare la trasformazione digitale? Stefan Schmidt ce le elenca.
- Fattore tempo: il progetto di digitalizzazione è durato un anno. «Tempistiche decisamente rapide per un cambiamento così sostanziale», afferma Schmidt. La formazione del personale sull’utilizzo dei nuovi tool digitali è avvenuta individualmente su base giornaliera e, complessivamente, ha richiesto una settimana.
- Fattore umano: il Comune di Salgesch ha attuato la trasformazione digitale coinvolgendo l’intero team esistente di sei persone. «Fin dall’inizio tutto il personale si è dimostrato motivato e aperto alle novità», spiega Schmidt parlando del presupposto più importante per la buona riuscita della digitalizzazione. Per l’implementazione della strategia il segretario comunale ha sfruttato le conoscenze di ogni singola persona, ma ha dovuto comunque fare affidamento anche su competenze esterne. «Una cosa mi era chiara: prima di dedicarmi alla digitalizzazione dovevo confrontarmi con un altro Comune di dimensioni analoghe che avesse già attuato questa trasformazione». È così che ha trovato il Comune di Leuk, con cui ha iniziato a scambiarsi regolarmente informazioni. «Inoltre, ero in contatto con il Centro regionale ed economico dell’Alto Vallese e con il nostro responsabile IT. Con entrambi ho discusso ad esempio in merito alle soluzioni in materia di sicurezza delle informazioni che potessero fare al caso del Comune di Salgesch».
- Fattore tecnologia: il nuovo software è una soluzione di Dialog Verwaltungs-Data AG, una specialista della Posta in ambito e-government. «Gli strumenti integrati nel pacchetto software, ad esempio il tool per la contabilità, consentono di strutturare i processi di lavoro, offrono un’archiviazione centralizzata e organizzata e permettono di regolamentare i diritti d’accesso, aumentando così la sicurezza dei dati», spiega Schmidt. Oltre al software, nel quadro di un contratto di leasing, il Comune di Salgesch si è dotato anche di una nuova stampante con funzione di ricerca dei documenti PDF scansionati, che risulta molto utile ai fini dell’archiviazione.
- Fattore finanze: per il progetto di digitalizzazione il Comune di Salgesch ha speso circa 80’000 franchi. «Direi che ce la siamo cavata con poco», commenta Schmidt. «Se l’investimento è stato relativamente contenuto è perché abbiamo scelto un pacchetto software offerto da un unico fornitore, evitando tutti gli eventuali problemi con le interfacce». Inoltre, quando è stata avviata la trasformazione digitale, l’amministrazione comunale di Salgesch era già dotata di infrastrutture hardware adeguate (PC, schermi, cavi).
Ecco come potete dare forma al cambiamento culturale nel vostro Comune
Affinché la digitalizzazione si traduca in un successo è necessario avere personale a sufficienza. Inoltre, è essenziale che i collaboratori e le collaboratrici siano motivati e aperti alle novità. Scoprite come il vostro Comune può trasformare il cambiamento culturale in realtà. Leggete adesso otto consigli che vi possono essere di aiuto: