Ore 07.30: documenti trovati in un attimo
Stefan Schmidt arriva in municipio, accende il PC e dopo aver effettuato l’accesso al sistema, controlla le sue e-mail. Con questa semplice operazione sta già beneficiando dei vantaggi dell’e-government, perché la corrispondenza elettronica gli fa risparmiare tempo e carta. Infatti, non deve più stampare i messaggi né archiviarli nei vecchi raccoglitori ad anelli. Oggi a Salgesch non si generano più documenti cartacei ma solo PDF, che possono essere inviati, elaborati e archiviati in formato digitale con la massima facilità. Nel software di archiviazione Schmidt salva anche le scansioni della corrispondenza cartacea pervenuta in ufficio.
Il personale autorizzato e il Consiglio comunale hanno accesso all’archivio digitale in qualsiasi momento, anche in home office. «Con l’archiviazione centralizzata tutti i dati possono essere reperiti in facilità e abbiamo detto addio ai continui scambi di documenti», spiega Schmidt.
Ore 10.00: dati raccolti in pochi clic
Nella casella di posta elettronica di Schmidt arriva una richiesta dell’ufficio cantonale delle imposte, che desidera conoscere determinate informazioni su alcuni abitanti di Salgesch. Con pochi clic Schmidt mette insieme i dati rilevanti e genera un elenco ben strutturato con tutte le informazioni richieste, che invia tramite un’e-mail sicura. «Così la stampante rimane in stand-by», commenta il segretario comunale.
Ore 13.00: velocità di lavoro raddoppiata rispetto a prima
Dopo la pausa pranzo Schmidt stila l’ordine del giorno per la prossima seduta del Consiglio comunale. Per farlo, gli basta selezionare comodamente i singoli punti e i relativi documenti nel programma di gestione dei verbali: premendo «Ctrl + C» e poi «Ctrl + V» l’elenco è subito pronto, senza che debba scrivere niente di suo pugno. «Rispetto a prima, ora faccio il tutto con la metà del tempo», spiega il segretario comunale parlando dell’incremento dell’efficienza nella stesura dell’ordine del giorno.
Ore 15.00: visti completamente digitali
Ora Schmidt deve vistare varie fatture del Comune. A tal fine gli serve la firma di tre persone, tra cui quella del sindaco. Quest’ultimo è responsabile del controllo finale: senza il suo assenso non viene versato né addebitato nulla. Oggi questa procedura è completamente digitale. «Ora per eseguire questa operazione ci vuole circa il 20% del tempo che impiegavamo prima per fare la stessa cosa», spiega Schmidt.
Ore 16.30: dati sempre aggiornati
Alla fine della sua giornata lavorativa, Stefan Schmidt «timbra» virtualmente il cartellino prima di uscire, inserendo il suo orario di lavoro odierno nell’apposito tool di monitoraggio del tempo. In linea di massima, tutte le fasi di lavoro vengono registrate digitalmente, con il vantaggio che se qualcuno è assente per malattia o passa un incarico a una collega o a un collega, tutte le persone coinvolte sono sempre al corrente.
Risparmio di tempo e di carta, più flessibilità e maggiore trasparenza: la digitalizzazione ha cambiato in meglio la quotidianità lavorativa di Stefan Schmidt. A due anni dalla trasformazione digitale, questo è il suo bilancio: «Ne è valsa la pena al 100%».