Caso di riferimento Habsburg Invest AG – Time4Patient

Grazie a Time4Patient, Habsburg Invest AG ha introdotto un pacchetto informatico completo tramite il quale acquista prestazioni informatiche interamente sotto forma di servizio. I processi di gestione vengono così ampiamente digitalizzati e standardizzati presso tutti i suoi studi medici.

Situazione iniziale e criticità

Habsburg Invest AG gestisce studi medici (di famiglia) indipendenti in cui consente a dottori e dottoresse di dedicarsi completamente alle loro e ai loro pazienti, sollevandoli per quanto possibile da attività amministrative. La gestione aziendale e i processi di supporto sono centralizzati.

A causa delle numerose problematiche e della consapevolezza che non sarebbe stata in grado di superare senza riserve un audit IT valutato anche sulla base della cartella informatizzata del paziente, Habsburg Invest AG ha deciso di rinnovare interamente l’infrastruttura ICT.

1. Costi di manutenzione elevati dovuti a un panorama IT eterogeneo
   Gli studi disponevano di terminali, stampanti e soluzioni di archiviazione diversi fra loro e non al passo con i tempi. La rete veniva regolarmente ampliata e non poteva essere gestita attivamente. Inoltre mancava completamente la documentazione.
   
   
2. Norme di sicurezza insufficienti
   Il firewall garantiva una protezione dal mondo esterno. All’interno degli studi, tuttavia, era vulnerabile alle minacce di virus provenienti da chiavette USB, apparecchiature di laboratorio o allegati di posta elettronica. Il personale utilizzava gli stessi login, il che impediva di sottoporne ad audit le registrazioni.
   
   
3. Un sistema di informazione sui pazienti non compatibile con il cloud
   Il precedente sistema di informazione sui pazienti era basato su una soluzione client-server locale, che prevedeva la conservazione dei dati con backup locale e un backup periodico su un archivio esterno. Per evitare perdite di dati, il server doveva essere protetto dalle interruzioni di corrente. Ogni attività di modifica e supporto veniva fatturata a una tariffa oraria elevata, rendendo impossibile la pianificazione dei costi. Il fornitore aveva smesso di sviluppare il software per motivi strategici e pertanto era urgente effettuare una migrazione su un prodotto sostitutivo.
   
   
4. Mancanza di collaborazione tra i fornitori
   Internet provider, partner infrastrutturali, fornitori di software per studi medici e altri fornitori di software si scaricavano l’un l’altro la responsabilità di intervenire in caso di guasti. La direzione degli studi medici doveva pertanto dedicare molto tempo al coordinamento dei fornitori e nel frattempo non poteva occuparsi delle e dei pazienti.

La soluzione

Time4Patient è una soluzione che copre tutte le esigenze di uno studio medico. Grazie alle moderne postazioni di lavoro Thin Client ad alta efficienza energetica, tutti i dispositivi sono stati completamente rinnovati e uniformemente standardizzati. I dati sono ora conservati unicamente su posizioni di archiviazione centrali. Le autorizzazioni del personale vengono gestite centralmente e i terminali continuamente aggiornati in background tramite update. La gestione della rete in LAN e WLAN soddisfa i più elevati requisiti di sicurezza, in quanto solo i dispositivi autorizzati possono comunicare in rete. Le apparecchiature di laboratorio, spesso più vulnerabili ad attacchi, sono integrate in una rete indipendente separatamente dalle postazioni di lavoro. La rete è sorvegliata a livello centrale e i problemi individuati in tempo utile. Il sistema di gestione delle stampanti – multifunzione, di etichette e per le postazioni di lavoro – garantisce il rifornimento di toner in tempo utile e secondo le necessità.

L’elemento centrale è rappresentato dal software per le informazioni sui pazienti «amétiq siMed» di amétiq, utilizzato per gestire l’anamnesi e digitalizzare i processi più importanti. Altre funzioni del software sono la registrazione e la fatturazione delle prestazioni, la programmazione degli appuntamenti, gli ordini della farmacia, l’eCheckin, la registrazione e la trasmissione dei dati di laboratorio interni ed esterni e il trasferimento automatico e sicuro dei referti ad altri fornitori di servizi.

Il funzionamento di amétiq siMed nel cloud consente inoltre di utilizzare il servizio in home office (ad es. per i referti) e di accedervi tramite app per smartphone o tablet durante le visite a domicilio. La migrazione strutturata dei dati dal precedente software degli studi ad amétiq siMed si è svolta durante un fine settimana prolungato senza interruzioni di operatività.

Il Service Desk centrale funge da punto di contatto per tutti i problemi informatici in caso di guasti o modifiche auspicate e coordina inoltre in background i vari partner. Se il problema non può essere risolto con la manutenzione da remoto, è disponibile un servizio rapido di assistenza in loco in tutta la Svizzera.

L’unica condizione per l’introduzione di Time4Patient è una rete moderna e veloce (cablaggio) conforme alle disposizioni. Negli studi medici è stato necessario procedere al relativo ammodernamento. Poiché in questa configurazione la disponibilità dei collegamenti a internet è cruciale, sono stati scelti due internet provider e due tecnologie indipendenti (fibra ottica e rame) per individuare guasti alla rete senza che gli studi medici se ne accorgano. Naturalmente la disponibilità è monitorata in background e in caso di guasto il problema segnalato a chi di competenza.

I costi iniziali riguardano:

• l’ammodernamento del cablaggio, che va effettuato prima della migrazione alla configurazione Time4Patient
• la predisposizione dell’infrastruttura (rete, installazione delle postazioni di lavoro ecc.)
• la migrazione e la formazione relative al software di informazione sui pazienti

Tutte le altre spese (hardware, licenze software e assistenza) sono fatturate mensilmente per postazione di lavoro a prezzi fissi e consentono di pianificare facilmente i costi.

«Time4Patient ci consente di fruire in sicurezza e a 360° di tutte le prestazioni IT sotto forma di un pacchetto zero pensieri e di concentrarci interamente sulla cura delle e dei pazienti»

Oliver Degischer, titolare di Habsburg Invest AG

Esito della migrazione

Una volta rinnovato il sistema di cablaggio degli studi medici, Time4Patient è stato migrato rapidamente durante un fine settimana prolungato e con un solo giorno di interruzione operativa. Gli studi dispongono ora di un’infrastruttura ben documentata e di una gestione professionale della rete con archiviazione centralizzata dei dati. Sono pronti pertanto per integrare la cartella informatizzata del paziente. Time4Patient assicura interamente la gestione ottimale, il supporto e gli audit IT. Time4Patient propone un pacchetto tutto compreso zero pensieri che consente agli studi medici di concentrarsi sulla loro attività principale, la cura delle e dei pazienti, con la consapevolezza che tutte le disposizioni di sicurezza sono rispettate.