L’enquête de «Ma commune» sur la numérisation en 2024 démontre que des ressources humaines et financières suffisantes sont, pour les communes, des conditions essentielles à la transformation numérique. Dans le même temps, les communes doutent d’avoir précisément ces ressources à disposition, et c’est bien pour cette raison qu’elles hésitent à franchir le pas de la numérisation: 59% se considèrent dans l’étude comme des «retardataires» dans le domaine du numérique.
Une gestion efficace, des citoyens satisfaits
L’e-government ne doit toutefois pas représenter un projet titanesque, comme le montre l’exemple de Salquenen. «Nous sommes passés aux processus numériques très facilement», déclare le secrétaire communal Stefan Schmidt. Depuis maintenant trois ans, l’administration de ce village valaisan d’environ 1700 âmes est presque entièrement numérisée.
Concrètement, cela signifie que le courrier physique est scanné et que les e-mails sont convertis en PDF. Le traitement ultérieur et l’archivage se font de manière purement numérique. De plus, le Workflow créditeurs fonctionne sans papier. Parallèlement, les services aux citoyens ont également été numérisés: un guichet en ligne est désormais à la disposition des habitantes et habitants de Salquenen, qui peuvent y demander une attestation de domicile, signaler un déménagement ou communiquer un changement d’adresse. La commune traite également ces demandes de façon numérique: les longs délais d’attente pour l’obtention des documents, nécessaires au traitement via la personne responsable des archives, appartiennent désormais au passé. Tout comme les innombrables classeurs remplis de paperasse. «En résumé, nous sommes devenus plus efficaces et nos citoyens sont plus satisfaits», estime Schmidt.
E-government express
Quelles étaient les ressources nécessaires pour la transformation numérique de la commune de Salquenen? Stefan Schmidt fait l’inventaire:
- Le facteur temps: le projet de numérisation a duré un an. «Pour un changement en profondeur, c’est très rapide», dit Schmidt. La formation du personnel à l’utilisation des nouveaux outils numériques s’est déroulée individuellement, jour par jour, et a duré une semaine au total.
- Le facteur humain: Salquenen a mis en œuvre la transformation numérique avec les membres du personnel existants, six au total. «Ils ont tous été motivés dès le début et ouverts à la nouveauté», déclare Schmidt en citant la condition sine qua non pour la numérisation. Pour la mise en œuvre, le secrétaire communal s’est appuyé sur le niveau de connaissances de chaque personne, tout en faisant appel à un savoir-faire externe. «Pour moi, c’était clair: la numérisation à Salquenen n’aurait lieu que si une commune de taille similaire l’avait fait auparavant». Il a trouvé des réponses à ses questions auprès de la commune de Loèche, suite à de nombreux échanges avec les responsables. «En outre, j’ai été en contact avec le Centre régional et économique du Haut-Valais et notre responsable informatique, avec lesquels j’ai notamment pu discuter des solutions de sécurité de l’information qui seraient judicieuses pour la commune de Salquenen.»
- Le facteur technologie: la nouvelle solution logicielle a été développée par Dialog Verwaltungs-Data AG, spécialiste de l’e-government pour la Poste. «Les outils intégrés dans le progiciel, par exemple l’outil de comptabilité, aident à structurer les processus de travail, offrent un classement centralisé et organisé et permettent de réglementer les autorisations d’accès. La sécurité des données est ainsi augmentée», explique Schmidt. En plus du logiciel, la commune de Salquenen a fait l’acquisition d’une nouvelle imprimante en leasing, qui rend les documents PDF scannés consultables et donc utiles pour l’archivage.
- Le facteur finances: la numérisation a coûté environ 80 000 francs à Salquenen. «Nous nous en sommes très bien sortis», estime Schmidt. «Cette dépense financière relativement faible n’a été possible que parce que nous avons obtenu le progiciel d’un seul tenant – il n’y a donc eu aucun problème d’interface.» De plus, l’administration de la commune de Salquenen était déjà bien équipée en termes d’infrastructure matérielle (PC, écrans, câbles) à cette époque.
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