Le cabinet Schwarzenbach a trouvé en la Poste un partenaire capable de remplacer en un week-end et de manière fiable son logiciel et matériel informatique obsolètes par «Time4Patient», une nouvelle solution basée sur le service. Avec cette formule complète, le cabinet médical est paré pour l’avenir.
Contexte et défis
Gérer les nombreux traitements de la patientèle impose un haut degré d’automatisation
L’activité intense qui règne au sein du cabinet de médecine générale Schwarzenbach s’apparente à celle d’une ruche. Un médecin et quatre assistantes et assistants médicaux s’occupent d’une patientèle aux besoins divers et variés, pendant que la coordinatrice du cabinet se charge de la planification de l’exploitation et des tâches administratives.
Pour des raisons stratégiques, le fournisseur de l’époque a cessé de développer le logiciel utilisé par le cabinet. Lorsqu’il a ensuite mis fin à l’assistance technique, le propriétaire a décidé de renouveler complètement l’infrastructure informatique. La pénurie de personnel qualifié qui sévit dans ce secteur incite en outre les cabinets de santé à mettre en place des outils modernes et hautement automatisés.
La solution
Time4Patient – la solution complète pour un cabinet moderne
Avec le service complet «Time4Patient», le cabinet a trouvé une solution qui couvre l’ensemble de ses besoins. Des PC modernes et peu énergivores contribuent à l’uniformisation des postes de travail. Les données sont stockées exclusivement dans des emplacements centralisés, et les autorisations d’accès des utilisatrices et des utilisateurs sont, elles aussi, gérées de manière centrale. En parallèle, des mises à jour automatiques en arrière-plan veillent à ce que l’ensemble des terminaux finaux soient toujours à jour.
Une infrastructure de réseau sûre et intelligente
La solution de gestion du réseau répond aux exigences de sécurité les plus élevées: seuls les appareils dûment autorisés peuvent communiquer dans le réseau. Pour éviter de potentielles attaques, les instruments de laboratoire particulièrement vulnérables sont intégrés dans un réseau séparé et indépendant.
L’ensemble du réseau fait l’objet d’une surveillance centralisée de sorte à identifier et à résoudre les problèmes au plus tôt. Enfin, une gestion intelligente de l’impression permet de s’assurer que les imprimantes multifonctions, de bureau et d’étiquettes sont toujours approvisionnées avec les cartouches d’encre nécessaires.
La pièce maîtresse: le logiciel d’information de la patientèle «amétiq siMed»
Au cœur de la solution se trouve le logiciel de la patientèle «siMed» d’amétiq. Il gère les antécédents des patientes et des patients et permet de dématérialiser les processus du cabinet. De la saisie et la facturation des prestations au transfert automatique et sécurisé des rapports à d’autres prestataires externes, en passant par la prise de rendez-vous, la commande de médicaments, l’eCheck-In ainsi que l’enregistrement et la transmission des données de laboratoires, tout se déroule sans accrocs dans un seul système.
Flexibilité et exploitation continue dans le cloud
L’exploitation d’amétiq siMed dans le cloud permet non seulement une utilisation en télétravail, par exemple pour établir des rapports, mais également un accès via smartphone ou tablette lors de visites à domicile.
Service Desk central et assistance fiable
En cas de dysfonctionnements ou de demandes d’adaptations, le Service Desk central fait office d’interlocuteur unique pour toutes les questions informatiques. Ce faisant, il coordonne les différents partenaires intervenant en arrière-plan. Si un problème ne peut pas être résolu à distance, un service rapide sur site est disponible pour des interventions locales dans toute la Suisse.
«Heureusement que nous avons choisi la Poste»
Grâce à une préparation minutieuse, la migration du cabinet vers «Time4Patient» a pu se faire en un week-end. Le cabinet est resté fermé le vendredi avant la migration: pendant que l’équipe du cabinet était formée au nouveau logiciel, les techniciennes et les techniciens remplaçaient le matériel informatique et migraient la totalité des données de la patientèle vers le nouveau système. «L’équipe de projet nous a si bien préparés à la migration que nous avons pu reprendre très rapidement l’activité normale du cabinet. Le calendrier détaillé nous a permis d’avoir à tout moment un aperçu clair des étapes à venir et de savoir quelles données étaient nécessaires et sous quelle forme», explique Melanie Germann, responsable administrative et coordinatrice du cabinet. «De même, le suivi intensif de plusieurs semaines après la migration nous a beaucoup aidés à reprendre rapidement nos activités quotidiennes.»
Melanie Germann, responsable administrative et coordinatrice du cabinet
Intérêt et avantages
Une solution sûre, parée au mieux pour l’avenir
«Time4Patient» propose le package «zéro souci», qui permet au cabinet médical de se consacrer pleinement à son cœur de métier – la prise en charge de la patientèle – tout en ayant l’assurance que l’ensemble des directives de sécurité seront respectées. Il est en outre pleinement opérationnel pour l’intégration du dossier électronique du patient (DEP).
Un seul interlocuteur pour toutes les pannes
Auparavant, le fournisseur d’accès à Internet, le partenaire pour l’infrastructure, le fournisseur du logiciel du cabinet et d’autres prestataires informatiques se renvoyaient systématiquement la balle quand survenait une panne. Avec la nouvelle solution, le cabinet peut s’occuper de la patientèle sans perdre de temps à devoir coordonner les différents prestataires.