Pour nous, il était évident qu’il fallait réduire au maximum la charge administrative du personnel avec l’introduction du DEP. L’intégration permet de télécharger automatiquement tous les documents dans le DEP, il n’est donc plus nécessaire d’intervenir manuellement. Le DEP est donc beaucoup mieux accepté par nos collaborateurs, car il n’engendre quasiment aucune charge de travail supplémentaire.
Le principal défi a sans nul doute été la coordination et la communication avec les différents acteurs, c’est-à-dire les partenaires externes qui se sont chargés de la mise en œuvre technique, ainsi que les fournisseurs de notre système ERP et de notre système informatique hospitalier. Ensuite, il a fallu adapter les processus internes afin d’intégrer le DEP dans le travail quotidien. Nous avons formé notre personnel au DEP pour qu’il puisse renseigner les patients de manière compétente. Enfin, nous avons mis en place un processus de support pour les problèmes techniques et administratifs et élaboré une documentation utile. Il faudra certainement un peu de temps pour que tout cela soit en place et bien rodé au sein d’une équipe élargie.
La collaboration avec Sanela a été excellente. Nous avons tout particulièrement apprécié le fait d’avoir à nos côtés une personne de contact lors de la mise en œuvre technique. Cette aide nous a grandement facilité la tâche.
Le principal avantage pour la clinique réside certainement dans l’accès aux documents des patients, ce qui constitue un gain de temps considérable. En effet, il n’est plus nécessaire de téléphoner et de chercher les informations auprès de différents services comme auparavant. Même si le DEP n’est pas encore généralisé, le nombre de patients possédant un DEP a significativement augmenté au cours des derniers mois. Nous sommes convaincus que d’autres utilisatrices et utilisateurs viendront grossir ces rangs au fur et à mesure.
Autre bénéfice pour la clinique et son personnel: l’intégration des documents du DEP dans le système propre à la clinique se fait par simple clic de souris. Le téléchargement des documents dans le DEP est même entièrement automatisé, de sorte que nos collaboratrices et nos collaborateurs n’ont plus à intervenir. L’automatisation facilite le quotidien au sein de notre clinique.
Enfin, les patientes et les patients profitent du DEP, car ils peuvent partir du principe que les professionnels de la santé auxquels ils ont affaire ont accès à leurs données et peuvent consulter toutes les informations nécessaires les concernant.
De nombreux documents du DEP sont des fichiers PDF. Certaines données comme les diagnostics, les allergies ou les médicaments ne sont donc pas encore structurées et standardisées. Elles doivent encore être transférées manuellement dans le SIH. Une importation directe de données structurées représenterait une avancée majeure. Actuellement, le module vaccinal constitue un début en ce qui concerne les données structurées et il paraît que d’autres devraient bientôt s’y ajouter, p. ex. les listes de médicaments.
Voici mon conseil: planifiez impérativement l’intégration! Cela représente une certaine charge de travail au départ, mais la procédure s’inscrit dans la durée et les bénéfices sont évidents par la suite. Cette même charge à fournir sans l’intégration serait tout aussi importante puisqu’il faut alors mettre en place des processus manuels, engager et former du personnel supplémentaire, etc. Sans compter que le niveau d’acceptation par les collaboratrices et les collaborateurs serait certainement plus faible.
Pour conclure, je dirais que notre expérience avec le DEP est tout à fait positive. Nous utilisons aujourd’hui toutes les fonctionnalités existantes et sommes convaincus qu’il continuera à se développer efficacement sur la base des expériences faites et avec d’autres applications.