Die Schweizer Gemeinden sind sich einig: Eine klare Strategie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, damit die digitale Transformation gelingt. Das zeigt die aktuelle Gemeindeumfrage zur Digitalisierung. Die Studie von «Myni Gmeind» zeigt aber auch: Erst 20 Prozent der Gemeinden haben eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie.
Vision, Massnahmen, Steuerung
Im Tagesgeschäft bleibt in der Regel wenig Zeit, um ausführliche Konzepte zu entwickeln. Allerdings braucht es weder hundertseitige Dokumente noch komplizierte Analysen. Eine Digitalisierungsstrategie ist nichts anderes als ein grundlegender Plan, wie Sie Ihre Ziele für die Digitalisierung erreichen. Zwar gibt es in der Theorie verschiedene Ansätze für die Strategieentwicklung. Im Grunde geht es aber um drei einfache Fragen, die Sie für Ihre Gemeinde beantworten sollten:
1. Was wollen wir?
Formulieren Sie Ihre digitale Vision, also einen kurzen, prägnanten Leitsatz für die Digitalisierung. Zum Beispiel: «Wir arbeiten papierlos» oder «Unsere Services sind digital». Definieren Sie anschliessend konkrete Ziele – diese müssen klar, messbar und erreichbar sein.
2. Was brauchen wir?
Für die digitale Transformation ist die passende Technologie natürlich zentral: Mit welchen Programmen, Plattformen und Software-Tools erreichen Sie Ihre Ziele? Und welche Cybersicherheits-Lösungen eignen sich für Ihre Zwecke? Klären Sie unbedingt frühzeitig, ob die Verwendung der gewählten Ressourcen gesetzeskonform ist. Erfüllen die neuen Bürger-Services zum Beispiel den Datenschutz? Ansonsten betreiben Sie viel Aufwand für nichts.
Planen Sie die weiteren Ressourcen, die Sie für die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte benötigen. Muss etwa auch die Hardware-Infrastruktur aufgerüstet werden? Womöglich brauchen Sie neue Server, Computer oder Laptops. Definieren Sie den finanziellen und personellen Aufwand für die digitale Transformation insgesamt. Wie ändern sich die Arbeitsabläufe? Fragen Sie sich zudem, welche externen Partnerschaften Sie eingehen möchten, um zusätzliches Know-how zu erhalten. Erstellen Sie einen Zeitplan und setzen Sie Meilensteine.
Klären Sie die Organisation – sprich, wer in den verschiedenen Abteilungen für die Umsetzung der Digitalisierung zuständig ist. Bilden Sie Arbeitsgruppen und definieren Sie weitere Verantwortlichkeiten.
3. Wie gehen wir vor?
Legen Sie fest, wie Sie Ihre Pläne in die Tat umsetzen wollen. Gleichen Sie den Fortschritt zum Beispiel regelmässig mit Ihren Zielen ab. So bleiben Sie auf Kurs. Beziehen Sie auch die Bürgerinnen und Bürger in den Prozess mit ein. Ihr Feedback ist wichtig, um ein E-Government-Angebot zu entwickeln, das sie zufriedenstellt.
So finden Sie die richtigen Leute und Partner für die Digitalisierung
Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist Know-how unverzichtbar. Halten Sie fest, welche Fähigkeiten Sie brauchen, und bilden Sie Ihre Mitarbeitenden weiter – etwa zum «Digital Pionier». Das Angebot von «Myni Gmeind» unterstützt Sie auch, ein externes Netzwerk aufzubauen – etwa mit anderen Gemeinden. Ein Erfahrungsaustausch kann bei der Strategieentwicklung durchaus hilfreich sein.